Le projet de réaménagement du siège social France de Microsoft devait s’inscrire dans la stratégie globale de développement du géant informatique. Dans les années 80, Microsoft a commencé son activité par la vente de sa technologie à des fabricants d’ordinateurs, soit une activité logistique B to B, basée alors aux Ulis (91) pour la branche française. Forte de son succès, l’activité s’est développée auprès du grand public et des entreprises avec des produits spécifiques. Il a fallu adapter le discours commercial, encore trop peu tourné vers la communication par marché. Après sa création en France en 1983 en France, c’est en 2005 que le président a décidé de poser les bases de la stratégie des 10 prochaines années.
 

 

• La connexion doit être plus forte avec le client final et le grand public, via des produits comme MSN ou Xbox. Avec le développement de ces marchés, l’entreprise devait être plus proche de son écosystème constitué de 10 000 entreprises (65 000 emplois) qui développent leur propre activité autour des technologies de Microsoft..

• Les innovations doivent faire l’objet de démonstration des usages, Microsoft ne doit pas être qu’une vitrine des produits mais mettre en scène les technologies pour les diffuser.

• Il faut aussi offrir aux collaborateurs de Microsoft un environnement de travail attractif. Les collaborateurs Microsoft ont en moyenne d’âge de 36 ans. Toutes les technologies (wifi, voix sur IP, tables Surface, écrans tactiles…) doivent être au service de l’efficacité et du travail collaboratif. « Le Hub », une convergence de l’informatique, la téléphonie et l’audiovisuel, permet notamment de produire et diffuser des contenus multimédia (studio d’enregistrement, vidéomaton, caméras HD dans les auditoriums, streaming de chaînes de télévision interne), de gérer la signalétique dynamique sur 110 écrans LCD, le système de réservation des salles ou encore la vidéoconférence généralisée à 110 salles du bâtiment.

• Enfin, l’entreprise se devait d’être plus ancrée dans la société et les relations avec les institutionnels, pour donner du sens. Un laboratoire de recherche France a été créé, pour montrer la valeur ajoutée des grandes écoles françaises, en partenariat avec INRIA (institut national de recherche en informatique et en automatique). Un programme de soutien des start up françaises a été monté, ainsi que des aides aux associations, comme la protection de l’enfance sur internet. Des forums d’emplois sont organisés pour lutter contre la pénurie sur certains métiers et celles des femmes (d’où un aménagement plus féminin).

 
Plus qu’un déménagement, c’est un projet d’entreprise mené pour et par les collaborateurs au service des clients et partenaires de Microsoft en France. Une vraie remise en question donc sur les valeurs d’une l’entreprise dont l’image a pu être discutée. L’ambition est de mieux expliquer la démarche du groupe et ses pratiques commerciales. Même en restant très connectée avec la maison mère pour ses produits, la filiale française doit montrer son indépendance et son adaptation au sein de la société. Toutes ces valeurs sont incarnées dans le nouveau siège d’Issy-les-Moulineaux. Le projet matérialise la vision d’Eric Boustouller, président de Microsoft France, de « One Microsoft », en interne comme en externe, en regroupant toutes les entités de l’entreprise (les Ulis, Rue de l’Université à Paris et à La Défense) en un lieu unique.

Le choix du lieu et sa conception
Par ce projet, Microsoft cherchait à organiser un nouveau mode de travail par l’aménagement. Accompagné par Jones Lang Lasalle, la recherche s’est orientée sur un bâtiment proche des partenaires du groupe - HP, Steria ou Canal +, et à l’ouest de Paris où vivent la plupart des collaborateurs. La politique immobilière mondiale de Microsoft exclut d’être propriétaire, sauf du siège mondial à Seattle aux Etats-Unis, véritable ville dans la ville avec 50 000 des 100 000 collaborateurs de Microsoft dans le monde. L’immeuble Generali choisi à Issy-les-Moulineaux est assez marquant car en bord de Seine, sans être hégémonique, il s’inscrit dans paysage urbain. Le bâtiment, un R+7 ou 8, est tout en transparence et lumière avec ses 25 000 m² de baies vitrées. Il est divisé en 3 ailes presqu’entièrement occupées par Microsoft, premier et principal locataire puisqu’il occupe 75% des surfaces (34 000 m² sur les 45 000 m² du bâtiment). De ce fait l’accueil a pu être privatisé, et le groupe a pu agir sur l’architecture intérieure avec Architectonica. Le « Campus » accueille désormais les quelques 1 700 collaborateurs de Microsoft France, de Microsoft France Recherche et Développement, et des activités internationales de Microsoft basées en France (Europe, Moyen-Orient et Afrique).
 

La conception du lieu et sa réalisation ont été confiés à Form’a, cabinet expert des environnements de travail dès 2006, soit 3 ans avant le déménagement. En effet, ce véritable projet d’entreprise nécessitait de définir au plus tôt des concepts innovants d’aménagement qui ont été « pré-testés » sur les 3 sites finalistes et qui ont ensuite fait l’objet de « co-création » avec les 10% de collaborateurs impliqués dans des groupes de réflexions mais aussi de benchmark menés à travers toute l’Europe. Enfin, l’ampleur du projet nécessitait d’avoir un seul cabinet qui orchestrait toutes les disciplines et les experts (mobilier sur mesure, intégration technologique avancée, qualité environnementale, projet d’identité de marque) dans une direction de projet unique.
 

Le calendrier des opérations du déménagement

• 2006 : feu vert de Steve Ballmer, le président de Microsoft, étude de faisabilité et recherche d’un site ;
• Sélection de Form’a pour la conception et la réalisation ;
• Début 2007 : Eric Boustouller lance le projet et signature du bail ;
• 2007 : nominations d’Elisa Ara Fontaine et Ghislain Grimm à la Direction de Projet ;
• Octobre 2007- Juin 2008 : phase d’audit et d’études avec l’implication des collaborateurs via des groupes de travail, notamment sur le nomadisme, en co-création avec 10% de collaborateurs représentatifs ;
• Juillet 2008 : élaboration de la charte d’aménagement du Campus (mobilier de bureau) ;
• Février 2009 : début de l’aménagement intérieur spécifique à Microsoft, pour les locaux techniques d’abord ;
• Jusqu’en Juin 2009 -Juillet 2009 : fermetures des sites et installation des collaborateurs au Campus ;
• Octobre 2009 : inauguration du Campus.

 

 
L’espace d’accueil
Malgré un concept identitaire commun avec le siège mondial de Microsoft aux Etats-Unis, le bâtiment France se devait d’être un lieu avec une identité propre. Un travail sur l’identité de marque réalisé par Form’a et l’agence spécialisée Saguez and Partners. Appelé « My Campus », comme un clin d’œil au « Campus » américain, son cousin français n’en a pas moins sa propre créativité. C’est un lieu qui se veut très ouvert sur l’extérieur : 100 000 visiteurs sont attendus chaque année. Le bâtiment est intégré dans le milieu urbain et son quartier, mais garde de nombreuses références au campus à l’intérieur avec un jardin réel et virtuel minéral et végétal dans le bâtiment. Le côté Campus doit développer les imaginaires et favoriser la créativité, par les matériaux et les couleurs utilisées dans l’aménagement. Chacune des 3 ailes du Campus est caractérisée par une couleur dominante rappelant la marque Windows : l’aile Canopée (aile est) en vert, l’aile Oxygène (centrale) en bleu, et l’aile Energie (aile ouest) en orange. Le logo est discrètement présent en défonce sur certains meubles, pour un chic bien à la française. Les couleurs institutionnelles de la marque sont réinterprétées dans des tons plus pastel. Chaque salle a fait l’objet d’un concept d’aménagement particulier. La banque d’accueil est basse, de la taille des tables d’hôtes installés à l’accueil, pour les visiteurs qui disposent d’une connexion wi-fi et d’un bar libre-service. Une table interactive avec une bibliothèque de petits films projetés au mur permet de changer l’ambiance lumineuse de l’accueil selon les thèmes des trois ailes.
 

Un espace de conférence
Un espace de conférence qui dispose de son propre accès permet d’arriver à un ERP de 2000 m² sur deux étages. Ce « Conference Center » est le lieu privilégié pour organiser les événements d’entreprise (conférences, séminaires, ateliers,…). Il est équipé de 3 auditoriums de 34 à 240 places, de 5 salles de réunion pouvant accueillir entre 8 et 49 personnes, de plusieurs espaces de réception et de cocktail habilités à recevoir jusqu’à 500 personnes. Dans les auditoriums, les fauteuils en cuir d’origine ont été remplacés par de sièges en tissus, camaïeu de couleur pastel, avec prises de courant. Des caméras HD permettent de distribuer les conférences sur l’intranet ou les écrans du bâtiment. Il y a une gestion centralisée des affichages des 114 écrans LCD du bâtiment reliés entre eux, vus comme un véritable support de communication interne et de pub, pour que les collaborateurs attrapent les informations au vol en continu, sans saturation. Ils servent également à diffuser des informations relatives à la vie de l’entreprise et des salariés, des journaux vidéo, météo, infos trafic, etc.
 
 
Le Microsoft Technology Center
A la fois show-room technologique et centre de test de projets en réel, le MTC, est l’un des lieux clés dédié aux clients et aux partenaires. Sa décoration est basé sur le code binaire : 0/1. Des équipes de professionnels sont à la disposition des clients de Microsoft pour les guider dans la découverte des usages des technologies, et les accompagner dans toutes les phases du cycle de vie de leurs projets. Un « centre des usages » permet de recevoir les chefs d’entreprise pour les initier à tous les équipements et configurations informatiques susceptibles d’intéresser leur activité : les communications (e-mail, messagerie instantanée, téléphone, conférence...), le travail en équipe, la gestion et la recherche d’informations d’entreprise, le poste de travail comme outil de pilotage de la performance (analyse, reporting, planning). Un data center dont la capacité a été triplée donne accès à des ressources de test grandeur nature. Il y a également un laboratoire d’interopérabilité, 6 salles de briefing et 11 salles de projet sécurisées, équipées du système d’audio et vidéoconférence.
 

Dans le MTC, l’Envisioning Center
La salle d’immersion agit comme une scène de théâtre multimédia et crée un environnement immersif. Des 110 salles de visioconférences, cette salle présente la particularité d’avoir un écran géant en HD : elle permet des démonstrations vivantes et collaboratives grâce à la projection de décor tout en montrant en parallèle les « coulisses » de ce qui se passe dans les programmes informatiques, projeté sur une dalle de verre de 4m de long et 2,3 de haut. Un round table est une table de réunion équipée d’une caméra qui se fixe sur la personne qui parle pendant la visioconférence.

 
Où manger dans le Campus ?
Les collaborateurs désiraient une alternative au RIE classique, appelé « Promenons-nous dans les bois ». Un espace de restauration leur donc est réservé, baptisé « Pique nique sur l’herbe ». Cette cafétéria est ouverte de 8h à 17h pour un service rapide en non-stop. C’est là que l’on retrouve une conciergerie d’entreprise pour les services à la personne, accessible par un numéro unique et en ligne. C’est un espace plus informel, de détente, avec tables de jardin/pique-nique, Xbox 360, babyfoot. C’est le seul endroit où l’on retrouve cet aménagement à la Google, à contrario du reste de l’aménagement qui respire plutôt le calme et le raffinement à la française. Le local, la french touch, l’élégance à la française ont été favorisés. Comme le montre cet autre lieu de restauration, le Paris-Seattle, une brasserie VIP avec service à table et ardoise du jour, qui permet de déjeuner dans une ambiance cosy après avoir pu bénéficier de l’un des 6 salons privés de l’espace.
 
 
L’espace bureau
Le bâtiment est divisé en « quartiers », avec 13 quartiers par aile. A titre d’exemple, le quartier soleil se trouve dans le bâtiment énergie. Chaque quartier regroupe environ 15 collaborateurs. Chaque collaborateur savait par avance à quel quartier il appartiendrait et a pu choisir par vote l’aménagement de la cafétéria de son quartier parmi 9 espaces possibles. Dans les espaces de travail, les collaborateurs sont placés près des baies vitrées, et le noyau est dédié aux espaces collectifs. Les bureaux ont été créés par Gautier pour Menintime. Le principe : tout est accessoire. Il y a un mur sur lequel a été placé le plateau, avec un rail pour l’écran, et où les fils peuvent être dissimulés. Les espaces sont divisés en petits plateaux de 3 « lignes ». Les postes de travail installés dans des pôles de bureaux de 4 à 6 personnes varient en fonction de la sédentarité ou du nomadisme du collaborateur. Sur chacun des « murs », il y a soit 3 postes nomades (45% des collaborateurs), soit 2 postes sédentaires (40% des collaborateurs). Les postes d’ingénieurs sédentaires ont de plus grandes séparations et les nomades n’ont pas de caissons mais un casier où mettre leurs affaires. On est nomades dès lors qu’on passe moins de 50% de son temps en entreprise. Une troisième configuration possible est celle des assistantes d’équipe qui ont un bureau d’angle avec un retour pour accueillir des visiteurs. Tout le monde est en open space, sauf 10 bureaux fermés pour les membres du comité exécutif.
 
Les cloisons de couleur de chez Clestra sont des éléments pour se repérer par bâtiment et par étage. Colorées et transparentes, elles laissent passer la lumière, avec des bandes plus larges dans les espaces de travail, et occultantes dans les espaces confidentiels. Steelcase a fourni le mobilier des zones intermédiaires, comme autant d’espaces disponibles pour changer d’environnement de travail ou ajouter des bureaux (le bâtiment est occupé à 75% et permet de nombreuses extensions).

Le « Village »
Le « Village » regroupe un ensemble de services professionnels support, où l’on peut faire ses « courses » : le nouveau collaborateur va y choisir son téléphone portable et son ordinateur dans la Boutique, le faire réparer au Helpdesk, va faire son badge d’entrée à la boutique Services, et passe au bureau du CE au besoin. Dans cet espace, pour se repérer, il y a un plan avec des noms de rues évoquant le quartier : rue de Paris, rue de Seine, rue d’Issy.
 

Les espaces de réunion
L’écran tactile tend à se généraliser, notamment pour la réservation et la gestion des salles. Toutes les salles de réunion sont dotées d’écrans vidéo retransmettant des informations relatives aux réunions. Diverses, elles permettent des séances de travail en petit comité, avec la mise à disposition de 100 box de réunion pour 3-4 personnes. Les appels ou conférences téléphoniques peuvent être passées de l’une des 90 cabines téléphoniques équipées d’écrans et webcams, isolées pour passer ses appels au calme et en toute confidentialité. La réunion d’équipe peut se faire dans chaque quartier, dans des salles pouvant accueillir jusqu’à 15 personnes. La salle 360° est une salle pilote avec une table ronde et la possibilité d’écrire ses idées tout autour sur les murs, pour favoriser la créativité, et de mettre ses idées en forme avec la table tactile Microsoft Surface™. Il y a 120 salles équipées de systèmes audio-vidéo et de visioconférence, 2 salles de collaboration à distance, 1 salle de télé-présence, un studio d’enregistrement, un studio de postproduction, et des salles de formation. Toutes, cœur de métier oblige, sont équipées d’une infrastructure IT et audio-visuelle d’avant-garde.
 

Espace VIP et Loft
L’espace VIP, dans le bâtiment bleu étage « étoile », comprend 5 salles de réunions et de 6 salons privés pour déjeuner. Situé à la pointe du 8° étage de l’aile centrale, le Loft de l’Explorer (ouverture prévue en septembre 2010) est à la fois un lieu d’innovation, de démonstration et d’échanges. Issu d’une collaboration étroite entre l’ENSCI et Microsoft, cet appartement de 100 m² présente de manière dynamique et dans leur contexte habituel d’utilisation les différentes technologies grand public de Microsoft : Windows 7, Windows Live, Windows Mobile, Xbox, Xbox Live, MediaRoom, Office, Unified Communication, Microsoft Surface,… Conçu comme un appartement aux volumes ambitieux (10 mètres de hauteur), il comprend une cuisine, une chambre et un espace cocktail, pour communiquer sur une mise en scène des produits.
 

Un Campus vert pour des réductions de 35% d’énergies et de 25% de CO2 émis
Le bâtiment est HQE. Le tri sélectif a été mis en place à tous les étages. Les locaux de reproduction isolés permettent de lancer l’impression de son poste et d’aller la récupérer n’importe où, mais avec un badge (20% des impressions n’étaient jamais récupérées). Le Campus est doté d’un faux plafond qui contient un serpentin d’eau à +15° qui rafraîchit l’air local de manière plus économe en énergie, et d’un éclairage centralisé.
Avec l’installation de Microsoft à Issy-les-Moulineaux, les temps de parcours domicile-travail diminuent pour 70% des collaborateurs. Le Campus est facilement accessible en transports en commun, en conséquence, l’utilisation moyenne des transports en commun devrait grimper de 10% à 23%. Et pour les collaborateurs qui souhaitent s’y rendre en voiture, un service en ligne de covoiturage est disponible. Microsoft encourage aussi ses collaborateurs à utiliser plus souvent les technologies mobiles et les communications unifiées pour limiter les déplacements et de réduire les émissions de carbone liées aux transports.

 
Management
Une enquête interne permettra de déterminer le taux de satisfaction lié au nouveau siège. Elle s’ajoute à une enquête annuelle de « climat » qui existe depuis longtemps et dans le monde entier chez Microsoft, « elle est très importante et 90% des collaborateurs répondent car nous tenons compte des résultats », nous dit Ghislain Grimm, Responsable du Projet « Campus ». Le bâtiment ferme à 21h. « Il y a une flexibilité d’horaires et de lieu de travailpour la majorité des collaborateurs. Avec les moyens actuels, la porosité habitat/bureau est telle que nous leur accordons la confiance de pouvoir travailler à l’extérieur du siège à leur guise en fonctionnant par objectifs avec un système d’évaluation très précis », précise-t-il, « L’autonomie et la responsabilité sont encouragées. Une centaine d’ingénieurs support sont en télétravail 2 jours par semaine, en particulier ceux qui habitent autour des Ulis. Nous avons fait des dotations pour l’équipement et payons l’ADSL ». Reste que ce serait dommage de ne pas profiter d’un tel aménagement !