Actiu
Aménagement

La vie au bureau avec et après le Covid-19 (2)

 

Quels sont les impacts probables de la crise liée au coronavirus sur la vie au travail et l’aménagement des bureaux ?

 

Volet 2 — Aménagement des bureaux

 

Le coronavirus a bouleversé notre vie professionnelle. Durant le confinement, 6 à 8 millions de salarié en France ont poursuivi leur travail à distance, et cela continuera encore pour beaucoup d’entre eux après le 11 mai. A la lumière de cette expérience inédite, les entreprises vont devoir repenser l’organisation du travail et l'aménagement des  bureaux, en tenant compte de cette expérimentation du télétravail à grande échelle, et en assurant la santé, la sécurité et le bien-être de leurs salariés qui reviennent travailler dans les immeubles de bureau. Maintien du télétravail, mobilier adapté, application des gestes barrières... Toutes les questions qu'il faut se poser.

 

 

Vers un télétravail généralisé

Pour la première fois, plusieurs millions de Français poursuivent leur activité professionnelle à domicile.

Le télétravail a été mis en place à une échelle inédite, mais aussi dans un contexte inédit : le confinement, sans avoir appris le management à distance, sans formation aux outils technologiques, sans aménagement adapté pour ceux qui télétravaillent pour la première fois. Beaucoup doivent concilier le travail avec la garde d’enfants ou de proches plus âgés. Pour autant, les employeurs même les plus réticents, se sont pliés à la ferme recommandation du gouvernement. Les recherches menées par l’Université Stanford auprès d’employés qui ont travaillé à la maison au moins une partie de la semaine, ont constaté que la productivité des employés a augmenté de 13,5 % et la satisfaction au travail a augmenté. Le Baromètre Actineo 2019 a également montré que le télétravail est une importante source de satisfaction chez ceux qui le pratiquent (80 % de très + plutôt satisfaits). 

De nombreux employeurs ont pu constater que, ironiquement, leurs équipes ont développé des liens solides grâce à la visioconférence — ou tout simplement en téléphonant à leurs collègues — plutôt que de recourir à la communication électronique, comme cela tend souvent à se produire dans les open space pour ne pas déranger ses collègues. Selon l’étude de Deskeo, 62 % des Français voudraient faire plus de télétravail une fois la situation apaisée. 

 

 

  • On peut imaginer que les entreprises vont réfléchir à équiper leurs collaborateurs avec du mobilier adapté, de sorte à préserver leur santé. Heureusement, les fabricants de mobilier n’ont pas attendu les grèves ou la crise sanitaire pour imaginer du mobilier adapté à nos intérieurs. Voir notre sélection de meubles, de sièges et de luminaires :

https://www.actineo.fr/article/quel-mobilier-pour-teletravailler

https://www.actineo.fr/article/quel-siege-pour-teletravailler

https://www.actineo.fr/article/quel-luminaire-pour-teletravailler

 

  • Mais qu’en est-il des salariés qui n’ont pas la place, l’équipement, ni l’envie de travailler chez eux ? Les espaces de coworking, dans une mauvaise passe depuis le début de la crise sanitaire, pourraient-ils rebondir à l’issue de la crise ? Et réinventer un nouveau modèle qui offre une alternative au travail à domicile, tout en apportant la sécurité et la protection de la santé des coworkers, qui sera une exigence forte dans l’après post Covid-19 ?
  • La certification d’un bâtiment, un critère indispensable demain ? Par exemple, le référentiel WELL, plus centré sur l’occupant que le bâtiment, analyse la qualité de l’air, eau, lumière, confort thermique, acoustique et ergonomique, mais également la qualité de l’alimentation, des activités physiques, du lien avec la nature etc . Une façon de rassurer les entreprises que leur bâtiment sera sain et préservera la santé de ses occupants. 

 

 

Hygiène : désormais plus qu’une simple composante de la QVT

Arriver au bureau le matin et faire le tour l’open space, dispensant bises et poignées de main… Cela nous paraît déjà loin, bientôt même, une pratique d’un autre temps ? D’après une enquête QAPA, 63 % des Français pensent que cette crise sanitaire va profondément changer nos habitudes au travail. Sept Français sur 10 assurent qu’ils ne feront plus la bise aux collègues pour les saluer. La question des mesures d’hygiène ne sera plus une mesure parmi les autres ; elle va désormais être considérée comme primordiale en termes de santé et de sécurité au travail. 

  • Parmi les actions mises en place, certaines entreprises ont décidé de limiter les petits ascenseurs à une seule personne ou incitent leurs salariés, quand les immeubles ne sont pas trop hauts, à prendre les escaliers. Nul doute que l’industrie des ascenseurs va accélérer le recherche et l’innovation afin de ne plus avoir à toucher un bouton d’ascenseur.
  • Vous vous souvenez des hygiaphones dans les bureaux de poste, délaissés au profit d’espaces conviviaux complètement ouverts ? Ils pourraient bien revenir sur le devant de la scène, jusque dans nos restaurants et nos bureaux. Les agenceurs n’ont pas chômé ces dernières semaines pour installer cloisons en plexiglas et séparateurs de bureaux sur-mesure en polycarbonate et protéger ainsi collaborateurs et clients.  
  • Le gel hydroalcoolique sera-t-il obligatoire dans les locaux de l’entreprise ? Déjà, les entreprises ont doté tous les endroits stratégiques (accueil, toilettes, cafétérias.. ) de gel hydroalcoolique. Sont apparues également des colonnes d’acier, façon cendriers sur pied, qui sont des colonnes de désinfection des mains, pratique et sans contact et qui acceptent tous formats de bouteilles de gel. 
  • Pour éviter la contagion, il faut limiter la multiplication des contacts sur une même surface. Mais concrètement, que faire des poignées de portes et des interrupteurs ? Des machines à café et des boutons d’ascenseurs ? À quelle fréquence faudra-t-il nettoyer les bureaux et se laver les mains ? Qu’en est-il du passage du personnel de ménage en journée ? Le nouveau protocole du gouvernement donne quelques pistes, comme de nettoyer les rampes d'escalier 2 fois / jour minimum. 
  • Les surfaces doivent devenir plus sûres et ne plus être un nid à microbes pathogènes. Cela passe bien sûr par un nettoyage régulier, mais les matériaux utilisés peuvent également faire la différence. Le cuivre, le laiton et le bronze, ont des propriétés naturellement antimicrobiennes. L’institut technologique FCBA étudie les matériaux naturellement sains ou qui se nettoient facilement. Vers des matériaux proches de ceux utilisés dans les hôpitaux ? Le gouvernement, dans son protocole, préconise l'utilisation de  produits contenant un tensioactif.

 

 

Qualité de l’air intérieur : nouveau point de vigilance ?

Il y a une dizaine d’années, il était impossible d’ouvrir les fenêtres des immeubles, pour ne pas perturber la régulation de la température. On sait désormais que la qualité de l’air intérieur, même à Paris, est souvent plus viciée que celle au dehors. Les études de OQAI (Observatoire de la Qualité de l’Air Intérieur) ont montré que les bâtiments de bureaux ne sont pas exempts de pollution. Depuis quelques années, les terrasses deviennent à nouveau accessibles dans les immeubles ; un fait particulièrement frappant à La Défense… Une étude américaine réalisée l’an dernier a révélé que le simple fait d’assurer des quantités minimales d’air extérieur réduisait la transmission de la grippe (ce qui équivaut à la vaccination de 50 à 60 % des travailleurs).  

  • Va-t-on occuper de plus en plus les espaces extérieurs des entreprises ? Une tendance déjà observée ces derniers temps mais qui pourrait bien s’accentuer. Travailler en plein air permet de resynchroniser son organisme à la lumière naturelle, au rythme circadien  - un bienfait incontesté pour la qualité du sommeil. Cela engendrerait une l'amélioration de l'humeur, de la santé et du bien-être physique et mental, boosterait la créativité. Tout ça ajouté au fait d’avoir moins de risques de contracter un virus que dans un espace clos. 
  • Pour le moment, les bureaux ont tendance à utiliser des filtres à air mécaniques moins efficaces que ceux des hôpitaux. Va-t-on revoir les systèmes de ventilation et de climatisation ? Privilégier la ventilation à la climatisation ? Devoir utiliser des purificateurs d’air ?

 

Quel mobilier de bureau demain ?

Avec un « bureau comme à la maison », et maintenant « une maison comme au bureau », nul doute que l’hybridation des lieux va encore s’accentuer. 

  • Comment retrouver le côté sain et privé, le cocon sûr et douillet qu’a été notre domicile pendant plusieurs mois, une fois de retour au bureau ? Comment se protéger de la contagion sans bureau individuel fermé ? Comment se réunir et collaborer avec ses collègues ?  Les space planners et les fabricants de mobilier de bureau vont devoir résoudre la quadrature du cercle et trouver un équilibre entre convivialité et sécurité ; isolement et espaces réduits.
  • Avec le besoin de distanciation physique, aura-t-on davantage de mobilier individuel comme des postes de travail individuels, des fauteuils à oreilles plutôt que des canapés ? Verra-t-on davantage de cloisons mi-hauteurs, transparentes, en plexiglas ? 
  • Ce qui est certain, c’est que les benchs n’auront plus le vent en poupe, à la fois pour des questions de distance par individu, mais aussi grâce au développement à venir du télétravail.  On en revient à la question des postes de travail individuels mais non attribués : comment garantir une hygiène irréprochable ?
  • Quid des espaces confinés comme les bulles et les box ? Comme ils ne sont pas privatifs, ils sont soumis à la même exigence d’hygiène que les postes en flex office et devront être dotés d’une ventilation efficace et rassurante. 

 

 

Espaces de travail : tout repenser à long terme

Même s’ils font de la résistance, progressivement, les bureaux individuels fermés ont cédé du terrain au profit des bureaux partagés (33 % selon le Baromètre Actineo 2019 ) et des open space (34 %). En 20 ans, le nombre de mètres carrés par salarié n’a cessé de diminuer, voire de disparaître, avec l’arrivée du flex office. Dans les espaces de coworking, cet espace se réduit encore : WeWork, par exemple, alloue un peu plus de 5 mètres carrés par personne à travers le monde. Or la densité est un terrain extrêmement fertile pour des virus comme le COVID-19 ! Et comme celui-ci est loin d’avoir disparu, il va falloir repenser l’aménagement des espaces de travail sur le long terme.

 

  • Bien que les employeurs citent la communication et le travail collaboratif des équipes comme principales justifications de l’aménagement en espaces ouverts, et pas seulement la réduction des coûts du fait du poids du foncier dans les métropoles, les open space restent majoritairement impopulaires. D’après le Baromètre Actineo 2019, 59 % des salariés interrogés préfèreraient travailler dans un bureau individuel fermé avec un poste de travail dédié : un chiffre qui va augmenter ? Partant de ce postulat, qui s’ajoute à l’obligation d’assurer les gestes barrières dans les espaces, comment recomposer les équipes en les protégeant et en favorisant la collaboration ? La règle des 1 mètre de distance, qui monte à 2 mètres dans les pays anglo-saxons complique la cohabitation des salariés. S’achemine-t-on également vers un retour du cubicle ?
  • Le flex office et l’ABW (activity-based working) vont-ils tomber en disgrâce, puisque ces modes de travail supposent des postes de travail partagés et/ou non attribués ? On devine déjà les réticences qu’auront les salariés à s’installer à un poste de travail et à s’asseoir sur un siège précédemment occupé par quelqu’un autre. Ainsi, même si les salariés seront installés en quinconce dans un premier temps, et ne seront pas à proximité directe les uns des autres, le hot-desking fait qu’ils seront, plus que d’autres, susceptibles de toucher les surfaces contaminées par les précédents occupants. Le protocole du ministère du Travail précise d'ailleurs que, pendant la pandémie, il faudra attribuer un poste fixe à tous les salariés en "open-flex" !
  • Quid des réunions ? Le télétravail a fonctionné, comme le montre le boom de la visioconférence, des webinaires, des séances de learning et autres moocs.   Va-t-on aller à moins de réunions « physiques » et moins de déplacements, pour des raisons à la fois de santé publique, d’écologie, de gain de temps et de budgets ? Les salles de réunion devront être plus vastes et mieux ventilées - et moins climatisées - et que dire des bulles et cabines téléphoniques … confinées ?! 
  • Les cafétérias, escaliers, paliers, terrasses et balcons vont devenir importants, car ils sont des lieux de socialisation par excellence. Il ne seront plus considérés comme de simples lieux de passage mais comme des nouveaux lieux de rencontres informels. Mais ils devront, eux aussi, instaurer les règles de distanciation physique.
  • Est-ce que cela impliquera pour autant le retour vers un bureau individuel et attribué ? Difficile de pousser les murs des entreprises, surtout dans les villes où le foncier est cher. Les espaces de coworking vont-ils crouler sous la demande de bureaux fermés et individuels à la fin du confinement ? Devront-ils se rapprocher du concept des centres d’affaires et s’éloigner de l’esprit initial des coworkings composés d’espaces de travail/café animés et partagés ?

 

Va-t-on assister à la disparition des bureaux ? 

Des prédictions annonçaient il y a peu, la disparition de l’immeuble de bureau et du lieu de travail traditionnel. L’incroyable adaptation de millions de Français à télétravailler subitement sans y être préparés, de surcroît de façon efficace - aidés en cela par les technologies -   pourrait laisser penser que ces nouvelles pratiques signeraient la fin des immeubles de bureau.  

Selon les enquêtes effectuées pendant le confinement, il semble que les salariés restent farouchement attachés à la vie au bureau. Selon l’enquête Deskeo, 76 % des personnes interrogées regrettaient déjà leurs bureaux. Et contre toute attente, l’open space a même manqué à certains. Au point de la création du site Imisstheoffice.eu qui se présente comme un générateur de bruit de bureau, proposant une large gamme de tons « apaisants » typiques…

 

Le travail individuel à la maison, les échanges au bureau

  • Avec le succès du télétravail, le bureau deviendra de moins en moins le lieu de la production individuelle : dans une majorité des cas, pendant le confinement, on a pris conscience que l’on travaillait très bien de la maison, car on pouvait s’isoler et se concentrer ! On ne devrait donc pas voir un vaste mouvement de retour aux postes individuels fermés, ni d’augmentation de la surface du poste de travail …  tout  simplement parce que tout le monde n’a pas besoin d’être présent en même temps dans l’entreprise.
  • Plus qu’un endroit où l’on se rend tous les jours pour gagner sa vie, les salariés attendent de leur environnement professionnel qu’il devienne un lieu de socialisation, d’apprentissage, de développement, voire de divertissement et de détente. Le « bureau » véhicule la marque employeur de l’entreprise, son image externe et interne  et assure la cohésion interne. En incarnant les valeurs de l’entreprise, en se faisant la vitrine de son savoir-faire et en illustrant son dynamisme, le siège social contribue à développer l’image Corporate de l’entreprise et  à renforcer son attractivité. 
  • Le siège social devient un port d’attache, le point central de rencontre entre l’entreprise et son écosystème. Il doit favoriser les échanges, la créativité, les coopérations et collaborations en interne et avec l’externe et la convivialité. Une sorte de « hub »  composé d’espaces variés facilitant rencontres, échanges, partage et détente.