La phase d’audit

La phase d’audit implique elle-même huit étapes.

1. L’analyse des besoins de l’entreprise et des utilisateurs avec hiérarchisation des objectifs : 

• nombre de mètres carrés consacrés à la totalité de l’espace ouvert ?
• nombre de personnes et fonctions ? typologie des postes de travail ? nombre de personnes par cellule et, le cas échéant, nombre de cellules ? besoins en terme de mobilier (rangements, caissons, …) ?

2. L’étude des contraintes et des possibilités offertes par les espaces concernés, avec alertes sur les possibles points critiques

Contraintes de sécurité, contraintes de circulation : voici pour mémoire ce que dit le septième alinéa de l’article L. 236-2 du code du Travail :« Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail est consulté avant toute décision d’aménagement important modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail et, notamment, avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l’outillage, d’un changement de produit ou de l’organisation du travail, avant toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail » ; à celles-ci s’ajoutent les contraintes acoustiques, thermiques, d’éclairage, les contraintes d’alimentation diverses et de portance des surfaces

3. La définition des critères permettant de choisir au mieux le mobilier, les rangements, les sièges et les cloisons mobiles ; le cas échéant :

•  pour qui et pour quoi y faire ?
•  définition des critères de couleur, de matériaux (entretien et maintenance des matières). 
•  pour quel type d’ambiance ?
•  pour quelle image de marque (classique, moderne, intime…) ?

4. L’inventaire pré et post implantation des mobiliers.

5. Le relevé des positions des prises réseaux, téléphoniques et électriques : courants faibles et courants forts.

6. Le relevé des contraintes bâtiments.

7. La réflexion et l’analyse des facteurs inhérents à la création de l’ambiance de l’espace ouvert.

Les matériaux seront soigneusement sélectionnés pour éviter les décharges électrostatiques génératrices de stress et devront être choisis en tenant compte des futures problématiques d’entretien et de maintenance. 

Les couleurs de l’espace ouvert seront sélectionnées avec l’aide d’un professionnel de l’aménagement. En effet, les psychologues, et les décorateurs soulignent l’effet psychologique des couleurs sur la nature humaine ; de façon anecdotique, citons l’exemple de ces salariés dont l’espace ouvert avait été redécoré dans des couleurs “froides” : du jour au lendemain ils se plaignirent d’avoir froid alors que la température des pièces avait été maintenue de façon égale et confortable…

L’ambiance lumineuse exerce une grande influence sur le confort visuel. Ainsi, le travail sur écran requiert 200 à 300 lux tandis que 500 lux sont conseillés pour un travail d’écriture traditionnel. Les professionnels de l’aménagement recommandent de bannir toute source lumineuse dans un champ situé à 30° au dessus de l’horizontale de l’oeil, face à l’utilisateur. (Lien avec la fiche conseil sur le poste de travail).
Un éclairage bien adapté doit permettre de discerner les détails fins à une distance de 30 cm de l’oeil et d’éviter l’éblouissement, direct ou réfléchi (par exemple sur les écrans) ; il permet de ne pas créer de contraste important entre zones trop et trop peu éclairée. Il convient également de proscrire les effets d’ombre sur la zone de travail

L’ambiance thermique participe aussi au bien-être et favorise la communication. La chaleur d’un espace augmente bien entendu en fonction du nombre d’opérateurs présents mais aussi en fonction du nombre de luminaires. En hiver, la température sèche peut s’élever et l’humidité relative tomber en deçà de la norme minimale de 40 %, prescrite par le Règlement Général pour la Protection du Travail. On pensera donc à maintenir la température sèche entre 20°C et 24°C (+/- 1°C) en hiver et 23°C à 26°C en été et l’humidité relative entre 40 et 60 %. 

L’ambiance acoustique constitue l’un des aspects sensibles des espaces ouverts. En effet, le regroupement, dans un espace unique, d’un grand nombre d’occupants peut conduire à un niveau sonore ambiant élevé dû à la fonction même des occupants : chaque individu souhaite se faire comprendre (et donc entendre !) et tente d’émerger du bruit ambiant ; ce qui, dans certaines conditions, peut déclencher ce que l’on appelle l’effet cocktail ; il qui correspond à la surenchère sonore de la part de chaque personne conversant avec un voisin ; le lieu est alors jugé bruyant, il convient donc d’éviter cet effet cocktail. Des outils de simulation des phénomènes acoustiques existent sous forme de logiciel. Ils permettent d’optimiser les traitements acoustiques nécessaires.

Au-delà du bruit généré par les individus, les ventilateurs des ordinateurs ou des écrans, les imprimantes sont souvent bruyants et l’intensité du bruit peut dépasser 70 dbA, ce qui est généralement incompatible avec une activité mentale soutenue. Afin de maintenir idéalement le bruit à un niveau inférieur à 55 dbA, les appareils bruyants seront délocalisés dans un local distinct, les imprimantes matricielles dans un espace insonorisé.

Outre le poste de travail et l’ambiance immédiate, il est également important d’aménager l’espace de manière adéquate. C’est à dire, créer un aménagement qui répond à des objectifs (intégration de nouvelles technologies, accroissement des effectifs, meilleure communication, meilleure organisation,…). Chaque espace devra être pensé en fonction de sa destination (salle de réunion, bureaux polyvalents pour professions nomades,…).

8. L’analyse des coûts d’investissement et d’exploitation.

La phase de réalisation

La phase de réalisation comprend :

1. La conception des plans d’implantation en intégrant les éléments relevés lors de la phase précédente. 
2. Les travaux, la décoration, l’implantation.

Critères et performances

• Implanter un espace ouvert implique, en terme managérial, le changement par l’espace et représente un vrai bouleversement de l’organisation du travail.

Un changement managérial

Cette implantation ne peut se faire sans une réflexion de fond pour valoriser les aspects positifs d’une telle démarche. En effet, si un espace ouvert bien pensé est un facteur d’efficacité pour les collaborateurs, une implantation bâclée peut générer le chaos. L’espace en libre service préconisé par les professionnels fait cohabiter plusieurs types d’espace : bureaux en espace ouvert, box permettant de s’isoler ; grâce au mobilier et cloisons mobiles ; espace de détente, salon faisant office de salle de réunion, etc. 

Penser l’espace au travers des multiples facteurs demande du temps et requiert une expérience certaine. Faire confiance à l’expertise d’un professionnel de l’aménagement assure : 

•  la qualité et la conformité avec le cahier des charges
•  des délais respectés, un chantier livré à l’heure
•  des coûts correspondants au budget prévisionnel

Le professionnel du montage et de l’installation assurera tout ou partie des activités, de la préparation du chantier à la décoration.

Les missions du prestataire du montage et de l’installation

Le professionnel du montage et de l’installation assurera tout ou partie des activités suivantes :

• La préparation du chantier : études des plans, schémas d’installation ou d’assemblage, et les caractéristiques de l’espace ouvert, préparation des outillage et matériels, des matériaux utilisés, vérification des moyens de transport et de manutention
• L’organisation du chantier et l’implantation : repérer les lieux et préparer les séquences chronologique de la pose, vérifier les caractéristiques du site et procéder aux corrections d’aplomb ou d’équerrage éventuellement nécessaires. 
• Le montage et l’installation : assembler les sous-ensembles selon l’ordre défini, fixer les éléments d’habillage, les structures fixes et mobiles. 
• Son adaptation aux problèmes techniques liés au site, des murs, de l’acoustique, de la luminosité, modifier, ajuster les dimensions d’un ouvrage pour les adapter au support. 
• Les finitions et la décoration : contrôle de la qualité du travail et de la propreté du chantier.

A noter

Selon les recommandations de l’Association française de normalisation (Afnor) et de l’Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (INRS), le travailleur en espace ouvert doit disposer d’une surface de 12 à 15 m², en intégrant les surfaces des salles de réunion ou des espaces de partage.

Le passage derrière un bureau occupé sera de 1.20 m, et le poste de travail en lui-même aura une dimension minimum de 80 cm de profondeur, 1.20 m de largeur.

Dans le cas d’un écran classique, on conseillera une profondeur de 90 centimètres pour avoir le recul nécessaire.