Comment aménager un espace de réunion ?

Réunion de présentation / Workshop / Groupe de travail / Visio et audio conférence

L’activité de réunion joue un rôle essentiel dans les entreprises où elle permet l’échange d’informations et la coopération entre les acteurs, et ce quelque soit l’endroit où elle se déroule. « La réunion est une activité commune lors de laquelle les participants partagent des buts communs, comme l’objet de la réunion ou encore le fait de fonctionner en groupe durant le temps de la réunion. » Lahlou, 2007.

Différents types de réunions se distinguent par leurs objectifs : transmettre, échanger ou encore coopérer. Ne vous est-il jamais arrivé de vous trouver dans un espace non approprié à vos besoins ? Identifier les types d’activités de réunions qui se déroulent dans l’entreprise semble essentiel pour concevoir un ou plusieurs espaces qui seront adaptés aux besoins spécifiques des participants. Par exemple, si l’espace a pour fonction d’accueillir des workshops, l’espace devra disposer de tables de travail, de paperboards, de rangements pour fournitures.Le temps de réunion est aussi un facteur à prendre en considération, en parallèle du type de réunion, pour déterminer le niveau de confort des assises proposées. Plus on reste assis longtemps, plus le corps a besoin de bouger et d’être soutenu et plus les points d’appuis sont nécessaires pour se repositionner.

Durée de la réunion / Caractéristiques conseillées des assises

Réunion de moins d’une heure = garnissage ou pas
Réunion de quelques heures = garnissage, dossier, hauteur d’assise ajustable
Réunion d’une journée = garnissage de bonne qualité, dossier, hauteur d’assise ajustable, accotoirs, mécanisme de basculement

Quels sont les types de réunions auxquelles les employés d’une entreprise participent ?

1/ Les réunions de présentation

Objectif : Présenter ou partager des informations

Les réunions de présentations incluent deux types d’activité : la présentation, mais aussi l’écoute. Ainsi les participants écoutent, regardent la présentation, souvent projetée, et à prennent des notes. Le présentateur doit, quant à lui, avoir la possibilité de présenter de façon à être vu et entendu par les participants.

Dans ce type de réunions, le nombre de participants est souvent plus importants et les espaces, peu conçus pour s’adapter à autant de participants : tables trop petites, manque de chaises, problèmes de ventilation, etc. L’éclairage est peu adapté. Lorsque la présentation projetée est visible, l’éclairage se trouve alors insuffisant pour la prise de note.

La position assise est souvent privilégiée dans ce type de réunion, dont la durée peut s’avérer importante. Les sièges, souvent peu conçus pour ce type d’assise prolongée, peuvent générer des sensations d’inconfort.

Aménagements à prévoir pour ce type d’espaces

• Le nombre de participants pouvant être important par rapport à la taille de la salle, un système de ventilation est préférable pour permettre une bonne circulation de l’air.
• Pour rendre possible la présentation, le présentateur doit pouvoir voir et être vu afin d’adapter sa présentation à l’audience et de capter plus facilement l’attention. De plus, la présentation projetée ou affichée doit être visible par tous.
• Le présentateur et éventuellement les participants qui souhaitent prendre la parole doivent être audibles. Selon la taille de la salle, il peut être nécessaire de prévoir la mise en place d’un système de gestion sonore.
• Pour faciliter la prise de note, l’éclairage au niveau de l’audience et du présentateur doit être adapté, sans pour autant nuire à la visibilité de la présentation projetée. Pour ce type de tâche, il est nécessaire d’avoir un éclairage de 500 lux minimum. Des tables ou tablettes doivent être mises à disposition pour accueillir des ordinateurs portables, ceux-ci étant de plus en plus utilisés pour la prise de note. Des raccordements électriques doivent également être conçus pour éviter les problèmes de manque de batterie.
• Pour permettre une position assise prolongée, il est important de prévoir des sièges adaptés ayant le même niveau de confort que des fauteuils de bureau. Des sièges sans garnissage de mousse de confort ou tout autre matériau sont essentiels si la réunion dépasse 1h.
• Etant donné le grand nombre de participants, il est essentiel de penser à la gestion des flux : un espace doit permettre de circuler facilement pour sortir ou changer de place en cours de présentation et pour pouvoir positionner ses jambes confortablement. Prévoir 45 cm minimum entre le devant de l’assise et le dossier de siège devant par un maximum de confort.

2/ Les workshops ou réunions de travail  

Objectif : Créer, innover sur la base d’une problématique ou d’un thème prédéfini

Les workshops débutent souvent par une présentation de la thématique, des objectifs et du déroulement de la séance. Ensuite, la créativité doit prendre place : l’espace doit donc la favoriser.

Les espaces aménagés spécifiquement pour cette activité sont rares, aussi les séances se déroulent dans des espaces de réunions aux configurations « standard ». Cependant, la créativité nécessite des aménagements spécifiques pour favoriser la coopération et le développement d’idées.

Les espaces actuels sont souvent conçus de façon statique plutôt qu’évolutive. Le mobilier y est fixé au sol, ou lourd à déplacer et rarement pliable ou empilable. Se déplacer, former des groupes ne peut se faire sans modification de l’espace. N’avez-vous jamais manqué d’espace pour vous déplacer librement, former des groupes, faire évoluer la configuration de la salle au cours de la séance ? N’avez-vous pas manqué du matériel nécessaire à l’expression de votre créativité ?

Aménagements à prévoir pour ce type d’espaces

• Notamment en début d’atelier, il peut être nécessaire de projeter des informations sur la thématiques ou les consignes. Il faut alors prévoir un espace de projection, un système de branchement à proximité ainsi que le matériel nécessaire qui devra bénéficier d’un espace de rangement pour maximiser l’espace au cours de la séance.
• Pour créer en groupes, il est nécessaire de pouvoir partager ses idées et donc, de les mettre en forme. Il est donc essentiel de permettre la représentation des idées en laissant à disposition des surfaces d’écriture et d’accrochage horizontale et/ou verticale, ainsi que les fournitures nécessaires (paperboards, tables de travail, tableaux blancs ou interactifs). 
• Concevoir une insonorisation adaptée pour éviter l’effet d’échos dû aux nombreux échanges ayant lieu dans ce type de réunion. Cela favorisera la compréhension entre les participants et ne nuira pas à la prise de parole à voix haute qui est présente lors de ce type de réunion. Le niveau sonore ambiant de la pièce avec les participants qui échangent doit être de 58 dB maximum (norme NF S 31-80). Pour cela, il est possible d’avoir à installer des sols, des plafonds ou des écrans insonorisants. 
• Faciliter la possibilité de changer de position entre debout et assise, permettant de nouvelles postures (poufs, sièges hauts, canapés, etc.) pour créer une ambiance différente et de favoriser les échanges, et donc aussi, la collaboration. 

3/ Les groupes de travail

Objectif : Echanger, collaborer de façon plutôt informelle

Sur le coin d’un bureau, dans le couloir ou à côté de la machine à café, se forment des petits groupes d’échanges plus ou moins informels. Essentielles dans les entreprises, elles n’ont pourtant rarement d’espaces dédiés.

En effet, l’accès aux salles de réunions nécessite une réservation et est privilégié aux groupes plus importants. Cela ne va pas de pair avec la particularité de ces réunions : leur aspect informel et donc, spontané.

Les espaces de réunions actuels ne peuvent pas alors accueillir ces groupes de travail. Cela explique en partie le fait qu’elles se déroulent dans un couloir ou au coin d’un bureau, ce qui, surtout dans un contexte d’augmentation des open spaces, peut être source de nuisances sonores. Souvent sans assises en nombre suffisant et sans surfaces de travail, ces groupes de travail se déroulent dans des environnements inadaptés.

Aménagements à prévoir pour ce type d’espace

• Prévoir des petits espaces insonorisés et, si possible, mobiles pour permettre de s’isoler en petits groupes, surtout pour les open spaces.
• Prévoir des espaces, par exemple dans les couloirs, offrant la possibilité de s’asseoir sur des assises plus ou moins conventionnelles : poufs, canapés, chaises hautes, etc.
• Penser à des surfaces pour poser ordinateur portable et documents, et si possible, en intégrant les branchements nécessaires.
• Tableau blanc et surfaces d’écriture mobiles avec fournitures peuvent permettre la mise en forme des échanges et faciliter le partage d’idées.

4/ Les visio et audio conférences

Objectif/ Coopérer à distance

Les visio et audio conférences sont de plus en plus fréquentes dans les entreprises. Echanger avec un fournisseur à des milliers de kilomètres, coopérer avec des acteurs d’un projet situés aux quatre coins de la France, est devenue chose commune aujourd’hui.

On pourrait croire que les espaces de réunions « standard » peuvent accueillir convenablement ces formes de réunions qui possèdent des particularités dans leurs organisations générant des besoins de matériel et de configuration de l’espace spécifiques.

Aménagements à prévoir pour ce type d’espace

• Lorsque cela est possible, dédier un espace spécifique à ce type de réunion. Ainsi, le matériel et la configuration pourront rester en place : les temps d’installation étant pas négligeable et les problèmes de configuration du matériel très fréquents.
• L’ensemble des participants doit être audible et visible par la caméra et doit pouvoir voir et entendre en même temps les participants à distance sans perte de confort.

5/ Passer d’un type de réunion à un autre dans un même espace ?

Différents types de réunions peuvent avoir à se dérouler dans un même espace, sauf si des espaces peuvent être mis en place pour chacun d’eux. Etant donné les différences de besoins liés à chaque activité de réunion, il est nécessaire de penser à la flexibilité de l’espace. Il doit pouvoir s’adapter aux besoins de l’entreprise. Dans une même semaine, il pourra par exemple servir à présenter un lancement de produit et ensuite à faire un workshop.

Cloisons, mobilier, luminaires, matériel doivent évoluer pour servir aux besoins amenés par ces activités. Mobilier empilable, pliable, démontable, à roulettes, cloisons modulables, luminaire à intensité variable, matériel de différents types présent à tout moment dans la salle, afin de rapidement faire évoluer la configuration.

Penser l’espace dans ses différentes configurations possibles est donc essentiel dans un projet de conception d’une salle de réunion afin de prévoir son évolution en fonction du type de réunion qui s’y déroulera. Cela inclut notamment le processus et le temps à effectuer par les équipes pour modifier l’espace en début ou en cours de réunion, ainsi que les espaces de rangement des éléments non utilisés dans certaines réunions (paperboards, papeterie, matériel informatique, chaises supplémentaires, etc.).

Pour conclure …

Différents types de réunions se déroulent dans les entreprises : les réunions de présentation, les workshops, les groupes de travail ainsi que les visio et audio conférences. Leurs objectifs étant différents, le nombre de participants, la durée ou la méthode de travail étant propres à chacune d’elles, les espaces doivent être pensés de manière globale et évolutive. Etant donné l’espace limité dans certains cas, il est possible d’imaginer des espaces flexibles qui accueilleront plusieurs formes de réunions.

Une chose reste essentielle pour penser ces espaces : l’identification des types de réunions qui se déroulent au sein de l’entreprise. Pour cela, il est primordial d’échanger avec les employés, ou, au mieux, de mettre en place un groupe de travail pour permettre au projet d’aménagement des espaces de réunions d’être adaptés aux besoins et attentes de leurs futurs utilisateurs.