Pourquoi avoir déménagé ?
Chez Plantronics, depuis 2009, nous pratiquons ce que nous appelons le « Smarter Working ». Des études ont montré que le bureau était approprié pour certaines tâches, mais pas pour d’autres. Nous avons donc décidé de laisser les collaborateurs travailler d’où ils le souhaitaient. L’idée était assez novatrice à l’époque. Nous avons adopté ce principe petit à petit, en travaillant de la maison ou d’ailleurs, dans les lieux les plus adéquats en fonction de l’organisation de notre journée. L’engouement a été certain et en 2011, 70 % des employés de Plantronics Europe fonctionnaient sur ce principe. De fait, les collaborateurs venaient donc moins au bureau. Même si Plantronics les encourage à travailler d’où ils le veulent, nous sommes aussi persuadés que se rencontrer régulièrement est primordial. A nous donc de réaliser des locaux adaptés à notre nouvelle organisation du travail et encourageant les collaborateurs à venir. De plus, nous manquions aussi un peu d’espace.
Comment est né le nouvel aménagement ?
En Angleterre, notre nouveau concept d’aménagement a permis de rassembler les salariés dans un même immeuble et non dispersés sur trois bâtiments. Le même principe se retrouve depuis aux États-Unis, plus récemment aux Pays-Bas (voir les photos), et bien sûr en France depuis 2015. L’idée était de dire que parfois « le bureau gagne ! », c’est-à-dire que les collaborateurs ont envie de s’y rendre, car il est idéal pour certaines activités. Et cela a fonctionné ! En moyenne, les collaborateurs viennent au bureau 3 jours par semaine.
Quel est le principe d’aménagement ?
Lorsque nous sommes arrivés, le plateau était nu. Nous avions tout à imaginer. Sur une journée au bureau, les collaborateurs doivent pouvoir tour à tour communiquer, collaborer, se concentrer et contempler (théorie des 4C). Chacune de ces activités doit s’alterner. Les lieux sont aménagés en fonction, mais en plus, la qualité audio de l’environnement est adaptée à chacune de ces activités. C’est à dire que l’acoustique de l’espace va varier en fonction de ce que l’on y fait.
Quel aménagement est dédié à la concentration ?
Nous allons nous assurer que le lieu de concentration soit extrêmement calme. Nous avons mis en place des « cellules de moine ». Ce sont de petits boxes dont toutes les surfaces sont recouvertes de matériaux absorbants, à tel point que les boxes sont ouverts, évitant ainsi les bruits de porte. Les sons y entrent peu, et les voix y sont absorbées lorsque l’on téléphone.
Le bruit serait donc la principale gêne au bureau ?
Le problème est moins le bruit que la compréhension qu’ont les individus des conversations autour d’eux. Le bruit confus dans un café est moins dérangeant qu’une discussion intelligible entre deux personnes à côté de soi. Le silence n’est pas obligatoirement ce qu’il faut chercher à créer dans les environnements de bureau, car chaque bruit paraîtra exacerbé et va attirer l’attention. Il faut créer une atmosphère avec un volume non dérangeant, mais supérieur à ce que l’on va retrouver dans une bibliothèque.
Quel type d’espaces sert à la collaboration ?
La salle de brainstorming est équipée de banquettes et de table basse. Le mur est inscriptible, pour y noter les idées lors de réunions collaboratives (jusqu’à 10 personnes). Pour l’acoustique, il a fallu trouver le bon équilibre entre une salle bien distribuée sans avoir à parler trop fort, sans que l’enthousiasme de la génération d’idées ne transforme les conversations en cacophonie. Ainsi, le mur absorbe les sons pour éviter les réverbérations. Les salles de réunion sont entourées de baies vitrées pour ouvrir l’espace. Les vitres renvoient beaucoup les sons, c’est pourquoi on oppose aux parois vitrées des parois absorbantes. Ces salles ne sont jamais carrées ou rectangulaires, car le son adore les parois parallèles pour y rebondir plusieurs fois avant de se perdre. En cassant les angles, on casse le mouvement du son dans une pièce.
Comment est constitué le poste de travail ?
Lorsque les salariés viennent au bureau, c’est pour se voir. Nous avons donc décidé de nous installer en open space. Les postes de travail, non attribués, sont regroupés par trois, en « marguerite ». Chaque collaborateur dispose d’un casier pour y ranger son clavier, sa souris et bien sûr, son micro-casque ! Il s’installe ensuite où il veut avec son ordinateur portable. Puis nous travaillons via Skype et partageons nos écrans pour collaborer. Le téléphone fixe a disparu au profit du softphone.
Le poste de travail en forme de fleur permet à chaque personne de ne jamais parler en face de quelqu’un d’autre, mais vers une cloison absorbante. Cela réduit les dérangements sonores occasionnés par les discussions dans l’open space ou lors d’appels téléphoniques. En plus, dans cet environnement, nous avons des enceintes dans les plafonds qui émettent un son en direction des « marguerites ». Le son est celui, enregistré et amplifié, de la fontaine présente dans le bureau. Le bruit descendant va contribuer à empêcher le déplacement de la voix dans l’espace. Les conversations à côté du collaborateur seront donc moins distinctes. La combinaison de tous ces équipements va créer une atmosphère plus calme dans l’open space et encourager à parler moins fort.
Comment est aménagé l’espace de « contemplation » ?
Il s’agit d’un espace avec vue sur la Seine, équipé de mobilier un peu différent comme des rocking-chairs, où les collaborateurs peuvent se détendre, lire ou se reposer. Nous disposons également d’une salle de sieste, avec une surface absorbante et une couverture avec un très léger bruit de fontaine, pour une atmosphère calme sans être étouffante. Dans le coin bibliothèque, deux gros fauteuils qui absorbent le son permettent de se sentir comme dans un cocon. Enfin, pour se changer les idées et se divertir, un coin salon propose de jouer aux jeux vidéo (un babyfoot, c’est bruyant !) et de faire un peu de sport sur l’une des machines mise à disposition. Nous y avons placé des canapés sur lesquels il nous arrive de nous réunir ! Nous avons suspendu au-dessus de l’espace des panneaux bas acoustiques noirs, très discrets, pour préserver une ambiance calme. L’idée est d’encourager les gens à varier d’activité et de posture.
Comment a été choisi le mobilier ?
Nous souhaitions aller à l’encontre de cette mode qui est de faire entrer le mobilier résidentiel dans les bureaux. C’est très joli mais ce mobilier n’est pas toujours adéquat. Même dans les espaces de détente, nos fauteuils sont acoustiques et conçus pour les bureaux. Le parquet, c’est très beau, mais le bois réverbère les sons. Tous nos sièges de bureau sont acoustiques et réglables. Nos « marguerites » sont constituées de plans de travail assis-debout. Ici pas de doute, nous sommes dans un bureau ! Si le collaborateur veut travailler comme à la maison… il peut effectivement travailler de chez lui !
Qu’est-ce que cet aménagement dit de Plantronics ?
Pour que les collaborateurs viennent travailler quand ils le veulent et s’installer où ils le veulent, pour travailler mieux et permettre à l’entreprise d’être plus efficace, nous appliquons le principe des 3B. Il faut proposer aux collaborateurs les espaces adaptés (bricks), les bons équipements pour la mobilité (bytes) et leur faire confiance (behavior). Aujourd’hui, je ne suis pas au bureau. Je ne sais pas si mon équipe y est, et cela ne m’intéresse pas. Ce qui m’intéresse, c’est qu’au moment où j’ai besoin de leur parler, je puisse vérifier s’ils sont disponibles ou non. Leur disponibilité est celle qu’ils veulent bien offrir au reste de l’équipe. Une fois cette confiance réciproque créée, personne ne se permet de douter de l’activité de ceux qui travaillent de chez eux. Les fabricants de mobilier ont la chance de travailler avec les entreprises sur les aménagements et de pouvoir porter ces messages sur le travail de demain. Et ils sont les mieux placés pour conseiller aux dirigeants quel aménagement est adapté à quel usage.
Voir aussi : Les bureaux hollandais de Plantronics
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