REUTERS

Le « Smart Working »

L’objectif premier pour Studios Architecture, le cabinet qui a aidé Reuters dans son réaménagement, était de mettre en place un programme d’environnement de travail appelé « Smart Working at Reuters ». C’est un programme qui vise à améliorer l’efficacité du travail des différentes agences Reuters par l’étude des adjacences des équipes, la flexibilité et la mobilité. Autre élément très important de ce programme : la digitalisation de la rédaction du papier. C’était également un site où les zones clients ne fonctionnaient pas très bien. Il fallait donc améliorer l’image de ces espaces client.

Le projet a été achevé en 2006, après une longue période de programmation, plusieurs options ayant été étudiées pour les espaces libérés. Tout a été réalisé en site occupé au milieu des équipes et sur de nombreuses zones. Pourtant, le plan a subi d’énormes modifications.

Un bâtiment exceptionnel

Le bâtiment dont dispose Reuters est un bâtiment haussmannien exceptionnel, avec une cour intérieure, des escaliers des années 30 classés magnifiques, une verrière, des terrasses. Sur les 8 étages, Reuters occupe les étages 5, 6, 7 et 8, le dernier en mezzanine. L’immeuble est exceptionnel mais peu mis en valeur dans le projet initial. Le groupe occupait le bâtiment depuis environ 5 ans. Leur programme d’expansion n’avait pas suivi leur aménagement, et Reuters avait donc besoin de restructurer l’aménagement de façon à libérer des espaces qui n’étaient pas utilisés.

Partage de bureaux et zéro papier

La mise en place du « Smart Working » impliquait le partage de bureaux, et le « zéro papier » sur les bureaux, encore appelé « clean desk policy ». Un grand changement, donc un grand risque aussi puisqu’il y a toujours une appréhension à chaque fois qu’on abandonne son poste de travail, son territoire. Un changement qu’il fallait accompagner. Le point positif est que l’agence était déjà très en avance : tout en open spaces et déjà très digitalisée. Les salariés vont depuis longtemps en réunion sans papier, avec leur ordinateur portable, et tapent leurs comptes-rendus et mails qu’ils envoient directement. Les gens n’ont pas leurs classeurs dans leur espace mais les mettent dans des dossiers d’équipe. Ils n’avaient pas énormément de problèmes de rangement de papier, l’objectif était davantage de ranger leurs bureaux que de réduire leur quantité de papier.

Studios Architecture a constaté que de plus en plus d’entreprises mettent en place le clean desk policy, pour des raisons de confidentialité, de coût, d’image, d’efficacité. « Il permet un classement par équipe et non pas individuel : on ne refait pas les mêmes documents plusieurs fois mais on s’impose une discipline de partage de documents et de ressources. L’avancement d’un projet n’est pas bloqué par l’absence d’une personne. Cela fait travailler différemment », nous explique Alexandra Villegas-Sanne, associée principale.

Un aménagement bureau plus cohérent.

Les collaborateurs sont au nombre de 400 sur une surface de 4 800 m². Le taux de partage de bureaux n’est donc pas agressif. Le groupe était en réduction du nombre de postes de travail par rapport au nombre de gens mais il fallait garder de la flexibilité pour la croissance, et absorber cette expansion dans le partage de bureaux. Reuters a deux grandes fonctions. L’espace de la rédaction Reuters n’a pas été très impacté puisque le projet ne portait pas sur cette partie de l’activité. C’est toute la vente des produits d’informations financières et des services Reuters qui a été touchée.

Dans cet immeuble non-IGH, la mezzanine devait rester ouverte, donc on a pris parti des éléments du 8ème étage pour fermer avec du vitrage une salle de réunion qui donne sur les espaces de travail, à la fois pour diminuer la gêne acoustique et garder la transparence.


Il y a des espaces de formation et de démonstration, pour former les clients à l’utilisation des produits sur place, et pour faire des applications pointues pour une banque en particulier. La séquence d’accueil a été organisée en un point d’orientation et de réception des clients qui viennent en formation. L’objectif était que les clients voient les équipes qui travaillent grâce à la verrière. Bien que les espaces soient totalement séparés, les clients peuvent observer cet espace par des percées, et voir qu’il y a des gens qui travaillent derrière les produits. Il fallait isoler les clients pour des raisons de confidentialité, mais en même temps créer une perméabilité. Studios a donc transformé cet espace sous la verrière en atelier de travail où ont été placées les stations de travail. Il y a dans cette équipe une forte proportion de bureaux partagés, car il y a beaucoup de commerciaux - même si cela peut évoluer car l’aménagement est très flexible. L’espace peut en effet être reconfiguré comme espace de communication sous verrière ou de cocktail. C’est un espace d’équipe mais qui véhicule une image très forte car elle est vue par les clients. Un mur acoustique a été mis en place avec écran diffusant des informations.

Le nouvel aménagement est entièrement en open spaces, et le nombre de bureaux fermés a été réduit au strict minimum, et concerne uniquement les membres du comité de direction (soit 11 personnes). Même les RH ont perdu leurs bureaux. Il y a eu un accompagnement au changement ! Au dessus des postes de travail, la lumière est agréable car il y a des stores, ce système d’occultation apportant un ensoleillement idéal toute l’année. Des "nuages" ont été réalisés au-dessus des postes de travail pour donner une impression d’intimité, et créer une petite protection visuelle pour que les clients au 8ème étage n’aient pas l’impression d’être observés. Ils voient qu’il y a du monde puisque c’est transparent, mais sans tout voir.


Une immense image panoramique de 9 mètres de long, constituée de photos Reuters, a été placée dans l’espace du Smart Working. Les images de l’agence ont été mises en valeur : des enfants qui sautent dans les vagues...La recherche a porté sur des photos positives, et les très belles photos de reportages de guerre ou de puits de pétrole en feu ont été placées à la rédaction.

Les autres étages

Sur les autres étages, il y avait également des zones clients à réaliser. Le patron a cédé volontiers sa vue extraordinaire sur Montmartre pour en faire un espace client. Les autres étages étaient déjà en open spaces ; des bureaux ont simplement été supprimés et les zones de travail ont été redensifiées. L’agence a enlevé les armoires, décloisonné, le tout en site occupé, quart de plateau par quart de plateau. Le réaménagement était donc destiné à tirer parti du splendide bâtiment pour améliorer l’image par rapport aux clients. Il devait aussi permettre de mettre en place le programme de Smart Working pour le partage des bureaux étant donné leur forte proportion de personnel mobile, et ajouter des salles de réunion, des espaces collectifs et de convivialité. L’espace est réalloué et un gain de surface est à constater au final. Leur aménagement devait refléter la modernité de leur activité.

Des postes de travail adaptés

Le mobilier est parfaitement adapté au projet. Il s’agit de la gamme de mobilier TNT de Steelcase, avec des armoires métalliques. La configuration des postes de travail est très intéressante : la distinction a été faite entre les postes fixes et les postes mobiles.

Le nombre de postes fixes est relativement limité puisqu’il s’agit du personnel qui est 5j/5 au bureau : la fonction RH, les administratifs, et le secrétariat des équipes. Leur espace de travail est composé d’un poste de travail fixe, d’un ordinateur fixe, d’un caisson et d’un téléphone fixes et dédiés. Néanmoins, en cas d’absence, le poste devient collectif et le collaborateur doit enlever ses affaires ! Un manuel d’utilisation a été réalisé pour le clean desk. Heureusement en interne les gens étaient très motivés par ce concept, et DRH et DRSG se sont engagés à « rappeler les gens à l’ordre » pour la pérennité du projet.


Tous les autres, commerciaux et techniques, ont des postes mobiles. Pour ces postes, le ratio de présence par métier a été étudié. Il s’est révélé important pour la communication et l’accompagnement au changement, pour lutter contre le scepticisme et l’inquiétude des équipes. Sur une durée de 15 jours, les services généraux passaient toutes les 2 heures pour pointer les présents. Comme les collaborateurs n’étaient pas au courant, les statistiques sont infaillibles. On est arrivé à une moyenne par service, qui montrait que les gens n’étaient pas là la moitié du temps et permettait de dire : « Quoi qu’il arrive, il y a suffisamment de postes, rassurez-vous ! ». Effectivement, tous les commerciaux n’étaient jamais là en même temps ou alors se réunissaient dans une salle. Le poste de travail est le même pour tout le monde pour une flexibilité totale, il n’y a pas de postes plus petits que d’autres pour un aspect uniforme de l’espace de travail (Ø180). Il n’y a pas de caisson mais un casier fixe nominatif à clé pour l’ordinateur et les affaires personnelles, qu’ils peuvent laisser. Cet aspect posait peu de problèmes car les gens n’avaient déjà pas de dossiers personnels mais des armoires d’équipe quand les documents ne pouvaient pas être informatisés. Ce changement induit par le projet n’était donc pas un traumatisme. Les collaborateurs sur postes mobiles disposent d’un ordinateur portable et d’un téléphone sans fil. Une banque pour chargeurs de téléphone a été réalisée équipe par équipe pour ne plus avoir les chargeurs sur la table.

Les bureaux des managers ont subi un complet bouleversement. Le parti a été pris de supprimer les postes de travail pour ne laisser qu’une table de réunion carrée, câblée, avec deux sièges visiteurs et une petite crédence. C’est sur cette crédence technique qu’ils peuvent poser leur chargeur de téléphone et leur ordinateur. Ils peuvent recevoir dans leurs bureaux en même temps qu’ils travaillent. « Le RH a mis sa technologie sur la crédence et reçoit tout le temps dans son bureau, il a parfaitement donné l’exemple ! La fonction du manager n’est en effet pas de s’isoler sur son un poste de travail mais de réunir ses équipes », précise Alexandra Villegas-Sanne.

Des espaces collectifs démultipliés

Le nombre de salles de réunion en interne a été doublé : de 13 l’entreprise est passée à 26 salles de réunion. Il y en a de toutes les tailles, en particulier des petites de quatre personnes pour faire des entretiens ou s’isoler. Des lounges ont été créées sur les paliers complètement sous-exploités des immenses escaliers monumentaux. L’agence y a placé des télévisions, des chaises, des fauteuils, des canapés, des boîtes à lumière avec des images, pour qu’il y ait des espaces d’équipe et de convivialité qui ne soient pas dans les espaces de travail. Ce concept très anglo-saxon considère que les gens travaillent dans ces zones d’interaction informelles, sur une table ou dans un fauteuil. Il y a un espace lounge à tous les étages. Une des lounges était très sombre, le musée Reuters avec la première machine de télégraphe y était placé. La machine est désormais intégrée à l’espace rédaction où elle trouve tout son sens. Ces endroits étant classés, rien ne pouvait être fait pour lutter contre l’obscurité, d’où l’idée de mettre en place une boîte à lumière qui fait 6 mètres de long, avec trois images de la collection Reuters qui évoquent le mouvement. L’équipe de Londres avait implanté le siège à Canal Warf et avait déjà placé des images dont Studios Architecture s’est inspiré pour qu’il y ait une cohérence entre les différentes agences. Il fallait intégrer les notions du projet londonien dans celui de Paris, pour faire parler la marque.


Les salles de formation ont été traitées de manière classique avec des stations et ordinateurs fixes, et une salle de démonstration de leurs produits financiers a été mise en place, avec un écran plasma pour la projection et la mise en scène de leurs produits.

Par ailleurs, il y a aussi un bureau visiteur fermé pour les grands patrons avec une table de réunion, une terrasse client et une terrasse pour le personnel, des cafétérias à tous les étages, à coté des lounges, où ont également été placées des images. Il y a eu un branding des espaces particuliers. Londres a réfléchi à des thèmes associés à des mots. Par exemple, pour l’espace téléphone : « call », « talk », « communicate ». Enfin, des stickers de couleurs ont été placés sur les murs pour marquer les zones, ainsi même si le bâtiment haussmanien n’est pas semblable à chaque étage, il est facile pour quelqu’un qui est d’une autre agence Reuters de se repérer car à chaque zone est attribuée la même couleur.

Communication interne et retour d’expérience

Alexandra Villegas-Sanne raconte : « Des ateliers utilisateurs ont été organisés. La phase de restructuration n’a pas été facile, les gens étaient craintifs mais tout s’est bien passé grâce à un représentant de l’entreprise qui faisait partie des RH : quelqu’un qui comprenait les métiers, un opérationnel qui nous a parlé des utilisateurs. Studios a aussi fait des ateliers ouverts à tout le monde, en faisant tourner les 400 personnes par équipes dans le grand auditorium de l’immeuble. Les options étaient prises mais il fallait rentrer dans les spécificités. La rationalisation a été très détaillée, jusqu’à l’armoire, les adjacences, l’organisation en zones, les équipements spécifiques, etc. Les ateliers ont été une très bonne occasion de communication sur le projet de manière individuelle. Ils ont été utiles pour rassurer sur le fait que chacun aura toujours un poste de disponible ».