QUINTESS

Les origines du projet de nouvel aménagement de bureau

 

Quintess est issue d’une société de courtage en assurances, la SPB, qui a souhaité il y a une dizaine d’années se diversifier dans les services. Dans cet objectif, elle a procédé à la création ou au rachat d’entreprises, pour constituer un ensemble de sociétés présentes dans les secteurs bancaire, assurances et services financiers. La marque Quintess a été créée il y a 3 ans, afin de regrouper les filiales sous une même bannière. Le groupe était alors réparti sur trois sites en région parisienne :

  • Paris, rue de la Baume, dans le 8ème, siège historique de l’ASPB, avec environ 1000 m² de bureaux,
  • Clichy, en première couronne de Paris, dans le nord Ouest de la capitale, avec près de 1000m² de bureaux, mais également de locaux d’activités,Fontenay sous Bois, en deuxième couronne, à l’Est de Paris, avec 200m² de bureaux.


Le projet immobilier de Quintess : point d’aboutissement de l’intégration des filiales dans le groupe. 

Avoir dans un même groupe, des sociétés d’origine et d’histoire différentes, implantées sur des sites géographiquement éloignés, qui plus est, avec des échéances de baux diverses, commençait à poser problème à Quintess. Le bail de la plus grande surface, rue de la Baume à Paris, se terminait mi mai 2006, ce qui donnait une date butoir à la réflexion et au projet de réaménagement.

Fin 2004, Quintess fait appel au cabinet Mobilitis pour le conseil en organisation : la mission d’étude a porté sur l’expression des besoins, intégrant les axes suivants :

  • analyse de l’existant,
  • projet de l’entreprise,
  • souhaits en terme de caractéristiques des locaux,
  • localisation en fonction du lieu de résidence des collaborateurs, et de la bonne accessibilité en terme de transports en commun.


A la recherche de nouveaux bureaux 

Le site de Clichy a été conservé : il n’était pas en fin de bail, le loyer était très peu élevé, et il comporte des locaux d’activités dont le groupe a besoin. Pour ces raisons, la recherche a été concentrée sur la ville proche de Levallois. Mais la recherche de bureaux s’est avérée difficile. « Fin 2005, nous n’avions toujours rien trouvé, alors que nous devions quitter la rue de la Baume au mois de mai suivant, ce qui a été source de stress. Heureusement, en février 2006, nous finissons par signer un bail classique 3-6-9, à Levallois », nous confie Emmanuel Guian.

Programmer au mieux le moment du transfert

En raison de son activité, le groupe ne pouvait déménager qu’à deux périodes : soit fin mai, pendant le week-end de l’Ascension, soit en septembre. Cette deuxième possibilité a été écartée, à défaut d’accord avec le propriétaire de la rue de la Baume pour prolonger le bail. Il restait donc très peu de temps. « Très satisfaits du travail de Mobilitis, en tant que conseil en organisation, nous avons eu envie de poursuivre avec eux pour l’organisation et l’aménagement des espaces. "Moma", département aménagement « clés en main » de Mobilitis, a pu s’engager contractuellement sur les délais pourtant très courts », reconnait le président.

 

Du mobilier modulable et la multiplication des salles de réunion

La principale valeur ajoutée de Moma a résidé dans les aspects techniques : câblage, courant fort/courant faible, aménagement de la salle informatique, une nouvelle installation téléphonique pour l’ensemble des postes. Quintess a renouvelé tout le mobilier des open-spaces et des call-centers ainsi que les sièges de bureau, tous rouge et noir, aux couleurs du logo du groupe. "Nous avions un problème pour gérer les périodes de pointe, où nous accueillons un plus grand nombre de collaborateurs. Nous avions auparavant autant de postes de travail que notre besoin maximum. Or ces postes de travail inoccupés la plus grande partie de l’année nous coûtaient chers en terme de mètres carrés. D’où l’idée de Moma de créer un mobilier modulable avec possibilité de densification du plateau pour quelques semaines, comme celui réalisé pour les salles de marché du Palais Brongniart. Du coup, nous disposons de plus de salles de réunion et d’espaces de vie collectifs ", poursuit Emmanuel Guian.


Trois jours chrono pour le transfert de 140 collaborateurs dans leur nouvel aménagement de bureaux

« Le jeudi de l’Ascension, nous avons procédé au débranchement et au rebranchement des sites Internet. Le vendredi, nous avons déménagé les serveurs et le mobilier. Le samedi, nous nous sommes mis en configuration opérationnelle pour tester. Le lundi matin, les 140 personnes transférées dans cette première vague, pouvaient reprendre immédiatement leur travail. Le délai a été tenu sur le transfert ».

  

Communiquer en interne, en amont et tout le long du projet

« Nous avons communiqué très en amont du déménagement », précise Emmanuel Guian. « Il y eu a un timing à respecter, et il était important de communiquer pendant tout le process, d’être transparent, pour respecter la préséance des organes sociaux, sans forcément tout dire, surtout vis-à-vis de la concurrence ».

En plus de la consultation des représentants du personnel, il y a eu quatre lettres d’information internes, afin que le déménagement s’inscrive dans une démarche participative. Les représentants du personnel ont visité les sites pour lesquels nous avions fait acte de candidature. Et tous les collaborateurs ont eu le moyen de voir leurs futurs bureaux. Fin juin a été organisée une soirée pour fêter la nouvelle installation. 


L’espace et l’aménagement au coeur de l’organisation du travail

Ce déménagement n’a pas eu comme seule conséquence, loin de là, un changement de localisation géographique des collaborateurs. Il a eu comme conséquence un changement plus profond, notamment en terme d’organisation. Pour la grande majorité, les gens regroupés désormais sur le nouveau site, ne se connaissaient pas. Les aménagements et l’organisation de l’espace, ont été conçus, non par société, mais par métier. Quintess a ainsi regroupé les trois call-centers, les équipes informatiques, les équipes marketing/commerciales. Une part importante du projet a été consacrée aux espaces collectifs, notamment de détente, dans le but de rapprocher les équipes des filiales, de favoriser la communication : deux cafétérias, trois terrasses... Dans la mesure où il n’y a pas grand-chose dans le quartier, il fallait aussi que les gens puissent déjeuner sur place s’ils le souhaitaient. Les équipes sont satisfaites de se retrouver dans des espaces à la fois plus vastes et plus confortables. Elles ont aussi gagné en salles de réunion, plus nombreuses et plus variées en terme de tailles. Des bureaux non encore dédiés sont là en prévision d’une croissance en effectifs.

Les clients ont conscience à présent d’avoir à faire à un groupe

En septembre, Quintess n’occupera plus que deux sites, Levallois et Clichy, distants de 800 m. En terme immobilier, le groupe Quintess a désormais une visibilité claire de neuf ans sur sa ressource immobilière, avec un budget maîtrisé et en conservant la souplesse de la location. 

Le bilan de l’opération ? 
En interne, les collaborateurs sont satisfaits des nouveaux espaces, plus grands, plus confortables, même si l’adaptation aux moyens de transport n’est pas toujours facile...... Mais cette contrainte est bien acceptée car les collaborateurs comprennent le projet d’entreprise. Ils sont fiers de montrer leurs nouveaux locaux aux clients. Cet aménagement nouveau a permis également de créer une image corporate auprès des clients de Quintess. A présent, grâce à ce regroupement géographique et spatial, les clients ont pleinement conscience qu’ils ont à faire à un groupe.