MARSH

L’expansion de l’entreprise Marsh rendait de plus en plus difficile la communication entre les sites éclatés, et rendait peu flexible cette expansion. Au terme du bail du siège social, il a été décidé de rechercher un nouveau site unique.

L’origine du projet

Le projet a consisté à réorganiser opérationnellement Marsh et, au travers d’un nouvel environnement de travail, de donner un nouveau départ à l’entreprise. Les objectifs ? Favoriser les synergies entre les entités, se doter d’une image d’entreprise moderne et répondre par la flexibilité à toutes les évolutions possibles. Un pari difficile puisque les délais de réalisations étaient très courts (une signature de bail en janvier 2006 pour une installation en septembre), avec une généralisation des espaces partagés qu’il fallait faire accepter aux salariés, jusqu’ici installés à 90% dans des bureaux fermés. Un réel enjeu dans ce nouveau départ avec des habitudes et des modes de travail à changer.

La conduite de projet

Le choix de la nouvelle installation s’est porté sur la Défense et la Tour Ariane. Une belle opportunité pour le groupe puisque le quartier d’affaires est un centre névralgique pour les assureurs et les clients importants. Une enquête sur la proximité des lieux de vie des collaborateurs a montré un véritable gain de temps grâce aux moyens de transports. Pour 90% d’entre eux, les conditions d’accès étaient meilleures et plus rapides.
Mais les contraintes étaient fortes : la tour était encore en travaux et il fallait tenir compte des contraintes techniques et réglementaires imposées par le bâtiment. La Tour Ariane, classée IGH, date des années 70. Malgré une réhabilitation complète opérée ces dernières années, la tour présente des limites dues à sa construction initiale, comme l’absence de faux planchers et le peu de place dans les faux plafonds. Sa morphologie offre un noyau légèrement décentré et un plateau plus profond au sud, conditionnant la distribution des espaces. Ces caractéristiques sont devenues des atouts pour constituer des espaces de travail flexibles et fonctionnels et des espaces supports de très grande qualité.


Les travaux portant sur 18 000 m², 11 étages – soit un tiers de la Tour – et 1 200 postes ont été effectués en quatre mois. Les délais impartis au déménagement étaient très courts. Le déménagement a été réalisé en trois vagues dont la plus importante concernait 650 personnes, transférées en un seul week-end. Le déménagement a réuni beaucoup de compétences et a demandé une préparation minutieuse. Parallèlement aux 900 collaborateurs de Marsh désormais regroupés, les 300 collaborateurs des sociétés sœurs Mercer et Guy Carpenter ont également rejoint la Tour Ariane.


 
La bonne gestion du projet, la bonne communication et de la rigueur ont été les atouts maîtres. Ce projet a été piloté par la Direction Générale, avec l’appui d’un comité de projet associant les services généraux, la DSI, la communication, les ressources humaines et s'est appuyé sur les compétences de la société d’ingénierie immobilière Mobilitis.

La conduite du changement

La Direction Générale a souhaité une implication totale du personnel. L’accompagnement des salariés s’est fait très en amont du projet, dans un souci de transparence et de concertation, à la fois grâce la méthodologie proposée par Mobilitis et au plan complet de communication interne.

Dès octobre 2005, une puissante communication interne a été mise en place pour éviter l’angoisse liée à l’inconnu. Il faut dire que l’installation en open space a été un frein : de 300 bureaux fermés Marsh est passé à 30 bureaux fermés pour 900 collaborateurs. Un accompagnement au changement était primordial.


Rassurer les collaborateurs


La clé de voûte du succès a été la création d’un Intranet qui a apporté des réponses à toutes les inquiétudes des collaborateurs, tant sur les modalités pratiques du déménagement que sur le nouvel environnement de travail. Régulièrement remis à jour avec des photos, des mini-vidéos, des informations pratiques sur la qualité de vie à la Défense, ce site Intranet spécifiquement dédié au regroupement a constitué un espace convivial d’information pour les collaborateurs.

Des enquêtes ont été réalisées de manière très régulières afin de comprendre et d’adapter au mieux l’implantation des salariés. Pour que chacun trouve sa place, des réunions hebdomadaires ont été organisées, avec un groupe pilote qui a constitué un échantillon représentatif, notamment pour le choix du lot de mobilier de bureaux.

Un accord avec les partenaires sociaux

Mobilitis s’est occupé de l’aménagement et la Direction des Ressources Humaines de Marsh a mis en place un dispositif d’accompagnement signé avec les partenaires sociaux. Il comprenait notamment le versement d’une prime de 150 euros à tous les salariés, la prise en charge par l’entreprise, pour une durée de six mois, de l’intégralité de la majoration des frais de transport pour les salariés concernés, ainsi que l’instauration d’une journée de congé déménagement accordée à l’ensemble des collaborateurs. Enfin, la possibilité d’acquérir le mobilier des anciens bureaux moyennant un engagement financier modique a été offerte aux collaborateurs de Marsh France. Les fonds de 15 000 à 20 000 euros ainsi recueillis ont été intégralement versés à des associations caritatives.


Une inauguration festive pour tous les collaborateurs
L’inauguration a fait l’objet d’une vraie opération d’accueil de tous les collaborateurs venus pour un grand cocktail organisé dans un étage encore inoccupé. Dans cette nouvelle réorganisation, la flexibilité des espaces permet une adaptation rapide en fonction des évolutions de l’entreprise, la communication est beaucoup plus fluide et le travail collaboratif s’est considérablement développé. L’ameublement et l’aménagement de l’espace ont su créer une atmosphère sereine, propice à la concentration et à la communication et permettant de véhiculer une image plus moderne de l’entreprise.