GROUPE MORNAY

LE PROJET - Rajeunir et rénover une tour des années 70

Contraint par les services de sécurité à remettre aux normes l’infrastructure du bâtiment (circulation climatique, installations électrique et informatique), le Groupe Mornay en a profité pour repenser son aménagement et renouveler son mobilier. La tour, qui datait de 1974, n’avait pas subi de rénovation majeure, et le mobilier avait parfois 20 ans d’âge ! Mais pas question de changer de bâtiment, et encore moins de quitter Paris : le Groupe Mornay a fait du quartier le sien. Le réaménagement se fait donc en site occupé, un exercice loin d’être aisé en raison des seize étages de 600 m² chacun, mais aussi des mutations en termes de structure et de d’organisation que cela a entraîné pour le groupe.

Une organisation des travaux réglée au millimètre
L’équipe projet a démarré sa réflexion en avril 2004. Une étude a été menée quant à la cible et à l’optimisation de l’aménagement final en fonction de la proximité des métiers, et à la corrélation en terme de besoins mobilier. La cible étant déterminée, une vague de déménagements a permis de placer environ 300 collaborateurs dans des sites provisoires, les autres s’installant en cible décalée de quatre étages vers le bas. Ainsi, les quatre niveaux supérieurs ont été libérés fin mai 2005 pour permettre le démarrage des travaux. Depuis, tous les trois mois, une opération de déménagement permet d’installer en cible les collaborateurs qui attendaient dans les quatre étages placés juste en dessous de la zone en travaux. Ce transfert réalisé, les quatre étages nouvellement libérés entrent en phase de rénovation. Mais bien sûr, plus on descend dans les étages, plus c’est compliqué, car moins on a de marge de manœuvre. Tout en continuant à gérer les réglages liés aux déménagements déjà opérés (ajustements de la lumière, de la climatisation….), il faut poursuivre la rénovation du bas de l’immeuble », précise Michel Karolak. Les quatre sous-sols qui accueillent la discothèque, la bibliothèque, des salles de formation, des salles pour les activités du CE, pour des activités de bien être, le stockage des services généraux…font partie aussi de la réhabilitation. « Une très belle opération, puisque nous avons au total déménagé à peu près 1 000 personnes », nous dit Michel Karolak. Le projet sera totalement achevé fin 2006, soit 18 mois au total pour les travaux de réhabilitation de ces seize étages.

LE NOUVEL AMENAGEMENT - Ambiance thermique et ambiance lumineuse

L’ethernet a été mis en place, et les lourds écrans 21 pouces ont été remplacés par des écrans plats, surtout pour diminuer le potentiel calorifique. Un effort a été fait en terme d’éclairage, à la fois pour les postes de travail et les plafonds. « Nous avions préalablement déterminé la température des couleurs et le niveau d’éclairement moyen, par rapport aux contraintes de coût, au temps de chantier et aux modalités de câblages », explique l’architecte.


Bureau individuel, bureau en open space ?
Comme dans bien des projets, le nombre de bureaux cloisonnés est au final plus important que prévu, mais leur taille a pu être réduite : « Par rapport à l’avant projet, nous avons pu augmenter le nombre de bureaux individuels en réduisant leur surface d’un tiers, ou en plaçant deux personnes par bureau. Selon les services et les besoins, les espaces en open space accueillent entre 5 à 18 postes de travail », précise Michel Karolak. Les réunions de 3-4 personnes qui avaient lieu dans les bureaux individuels ont désormais leur espace dédié : le « box ». Deux box sont installés par étage, ainsi qu’une salle de réunion pour dix personnes par étage. La proportion des bureaux individuels et des bureaux fermés est environ de 85%/25%.

Un mobilier » bouteille minceur «


Convaincu que le mobilier est une composante importante de la qualité de vie des collaborateurs, le groupe a tenu à porter une attention particulière sur ce point. Le cadre de vie a été scrupuleusement analysé. Le parc mobilier existant a été étudié. Au fur et à mesure de l’évolution de Mornay depuis 1974, l’inventaire de l’existant a montré 1 640 références ! Après avoir envisagé de garder certains mobiliers, très vite, l’idée d’un renouvellement total de mobilier s’est imposé, aussi bien pour des raisons de cohérence que de gestion du parc.

« Certains collaborateurs devaient pouvoir recevoir à leur nouveau poste de travail une personne. La question qui s’est alors posée était : comment augmenter la surface utile du poste de travail, voire ses dimensions quand je reçois ? Bien sûr le passage aux écrans plats a permis de gagner 30% de plus de place et donc de confort au poste. Mais il fallait aussi diminuer l’encombrement général de l’aménagement dans les espaces non privatifs en respectant les normes IGH et les règles de circulation, et en tenant compte du rajout des salles de réunion, des toilettes handicapées et des cafétérias présentes à chaque étage : De nombreux paramètres étaient à évaluer ! », expose Didier Jenoudet.

Deux solutions ont été envisagées : le bureau « bouteille minceur » écrasée en son milieu, et le « boomerang ». Le premier a fait quasiment l’unanimité auprès des utilisateurs. Le rectangle n’étant pas pertinent, le plateau (taille 900*1200) est non symétrique, et réversible, pour gaucher et droitier. Les postes s’accolent les uns aux autres grâce aux courbes, et par un système ingénieux, on utilise la même surface au sol qu’il y ait trois ou quatre postes. Cela permet, en termes de circulation et de densité, de gagner un coefficient d’extension de liberté d’aménagement non négligeable par rapport à l’étroitesse de la tour.


Suite à la consultation des utilisateurs et de la médecine du travail, et pour le confort de chacun, la profondeur de l’assise du siège est réglable, et le poste est réglable en hauteur de 62 à 82 cm, selon les normes européennes. A l’issue de chaque déménagement, la société Tetris intervient pour expliquer comment régler les hauteurs des tables et des sièges, et deux personnes chargées du suivi d’intervention ajustent chaque siège à la hauteur de l’utilisateur pour que tous les collaborateurs soient en situation ergonomique optimale.

Les nouvelles armoires mesurent 2,15m de haut et 1m de large, permettant sept hauteurs de classement, au lieu des cinq habituels, et donc un gain de 30% de taux d’amélioration d’utilisation au sol, sans compter l’effort demandé aux utilisateurs pour jeter dix neuf tonnes de documents ! L’ensemble a permis d’augmenter la densité de classement au sol et la viabilité en terme de circulation et dégagement. « La densité demande la qualité, on a une réelle recherche d’optimisation, au meilleur rapport qualité prix ! L’aménagement doit être flexible », conclut Didier Jenoudet.

Premier retour d’expérience auprès des collaborateurs
« La première phase a suscité des inquiétudes, les collaborateurs étaient réticents à l’idée de quitter leur bureau que certains occupaient depuis 20 ans ! Des correspondants déménagement ont été mis en place au niveau de chaque service pour « prêcher la bonne parole », nous confie Laurent Buisson, directeur de l’organisation. « Le comité de pilotage se réunit toutes les semaines. La prestation est vraiment complète, les collaborateurs partent le vendredi et reviennent à leur nouveau poste de travail le lundi sans même avoir fait leurs cartons ! ». Exit les réticences, les collaborateurs qui n’ont pas encore déménagé sont désormais impatients d’avoir leur nouvel aménagement. Les impressions recueillies ça et là, notamment dans le journal interne, montrent une réelle satisfaction !



De gauche à droite : Didier Jenoudet, Laurent Buisson et Michel Karolak



L’association d’institutions de retraite complémentaire et de prévoyance, Groupe MORNAY, propriétaire de la tour Mornay, située entre la Seine et la Gare de Lyon devait procéder, plus de 30 ans après la construction de la tour, à des lourds travaux de remise aux normes. L’occasion était trop belle pour ne pas faire d’une pierre deux coups et revoir aussi tout l’aménagement !

Les prestataires extérieurs 
Le cabinet Cadence a pris en charge le space planning de l’aménagment intérieur de la Tour Mornay. Suite à un appel d’offres auquel ont répondu une dizaine d’entreprises, le mobilier, les tables des salles de réunion et plans de travail sont signés Cider, les armoires et rangements Vinco, et les sièges Steelcase. « C’est un groupe composé des membres du personnel, des techniciens des services généraux, et de l’équipe travaux qui a procédé au choix des mobiliers » nous dit Didier Jenoudet de Cadence.