Publié le 16 janvier 2018 I Mis à jour le 21 juillet 2022
Par Laëtitia Fritsch
Par Camille METZGER, consultante QSE - FCBA

C’est un outil qui vient du Lean Manufacturing, que l’on peut renommer ici « Lean Office », qui vise à débarrasser un processus de toute opération inutile. Une opération inutile est une opération qui n’apporte pas de valeur ajoutée. Au bureau : des dossiers, classeurs, fichiers informatiques, feuilles volantes, notes, copies multiples, la surproduction de documents, les capacités de stockage, et de pertes, informatiques gigantesques… Dans un bureau comme ailleurs, pas de travail de qualité assuré dans un environnement dégradé, or le temps passé à chercher un fichier, le transport de dossiers entre bureaux,... sont des opérations qui génèrent des délais et peuvent être source d’erreur ou de confusion.

Un peu de culture : cette méthode est d’origine japonaise, et les 5 étapes qui constituent cette démarche lui ont donné son nom car chacune commence par la lettre S, voyez vous-même :
  • 1S : Seiri 整理（せいり) =Supprimer l’inutile : trier les bureaux, armoires, données obsolètes, …
  • 2S : Seiton 整頓（せいとん) =Situer les choses : ranger, arranger les objets pour favoriser le partage, la consultation rapide et intuitive,
  • 3S : Seiso 清掃（せいそう) =Scintiller (faire) : nettoyer, remettre en état, éliminer les sources de pollution
  • 4S : Seiketsu 清潔（せいけつ)=Standardiser : établir des règles pour garder l’ordre,
  • 5S : Shitsuke 躾(しつけ) =Suivre et progresser : surveiller et faire évoluer les règles.
 
C’est un outil qui vient du Lean Manufacturing, que l’on peut renommer ici « Lean Office », qui vise à débarrasser un processus de toute opération inutile. Une opération inutile est une opération qui n’apporte pas de valeur ajoutée. Au bureau : des dossiers, classeurs, fichiers informatiques, feuilles volantes, notes, copies multiples, la surproduction de documents, les capacités de stockage, et de pertes, informatiques gigantesques… Dans un bureau comme ailleurs, pas de travail de qualité assuré dans un environnement dégradé, or le temps passé à chercher un fichier, le transport de dossiers entre bureaux, ... sont des opérations qui génèrent des délais et peuvent être source d’erreur ou de confusion. Pour favoriser la qualité et l’efficacité du travail, les 5 « S » mettent l’accent sur la fonctionnalité du poste de travail, et des règles simples, précises et efficaces.
 
C’est une démarche basée sur la participation du personnel qui prend en charge et organise lui-même son espace de travail. Cet outil privilégie les actions concrètes.
Exemples notables des possibilités de résultat :
  • Réduction des temps de traitement de demandes entrantes ;
  • Amélioration de la qualité de production et/ou la réactivité de l’entreprise ;
  • Réduction des dépenses en temps et en énergie ;
  • Gain d’espace ;
  • Economies (des dépenses deviennent inutiles) ;
  • Amélioration des conditions de travail et du moral du personnel (il est plus agréable de travailler dans un lieu propre et logiquement ordonné) ;
  • Visibilité / image positive auprès des visiteurs et clients ;
 
Les actions visent à la fois confort des personnes et professionnalisme. Le résultat se mesure autant en efficacité qu’en satisfaction du personnel en regard des efforts déployés pour améliorer les conditions de travail et rendre efficients les processus fonctionnels.
Les conclusions des 5S dans des bureaux sont souvent : « au final plus d’espace pour tous et une meilleure gestion du flux de travail. Il paraît même que les bureaux sont devenus plus lumineux ! » Ah on n’a pas fini d’en entendre parler des 5S...
 

 

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