N.Menez - JOHNSON & JOHNSON

Nathalie Menez, diplômée d'architecture intérieure et maintenant Facilities Manager Multiservices chez Johnson & Johnson explique les raisons du choix de renouveler le mobilier de l'entreprise.

Quel est votre parcours ?

Diplômée en architecture d’intérieur, j’ai intégré un grand groupe dès la fin de mes études. J’ai dès lors exercé le rôle de space planner, au sein des directions immobilières ou des services généraux de grandes entreprises. Mes missions étaient variées : gestion des travaux, space planning, mais aussi création de systèmes d’information pour la gestion des plans, ainsi que les bases de données de référencement des occupants et de leurs demandes de services. Nous n’avions pas trouvé d'outil répondant à l’ensemble de nos besoins et avons du développer une plateforme en interne intégrant des outils marché et des bases conçues par nos soins. Cette gestion comprenait la tenue à jour des plans d’agencement, le positionnement du mobilier et des occupants, afin de répondre aux exigences de la gestion inventaire et de la refacturation interne des coûts du m².

Dans quelles entreprises avez-vous évolué ?

J’ai commencé ma carrière chez Digital Equipment (informatique), Alcatel (téléphonie) et Johnson & Johnson (Santé). Ces profils d’entreprises sont tous différents mais ont en commun une problématique immobilière lourde. Au sein d’Alcatel, il fallait développer une plateforme de gestion, destinée à être déployée au niveau mondial ! Le système devait assister l’activité des gestionnaires locaux de services généraux, mais aussi publier les reportings nécessaires aux directions immobilières afin d’avoir une vue exhaustive sur le patrimoine, son taux d’optimisation ou encore proposer une méthodologie et un format de rapport communs dans tous les pays et permettre ainsi de comparer les données. Cette plateforme était très poussée puisqu’elle référençait aussi les utilisateurs et leurs assets professionnels : téléphone portable, véhicule, ordinateur, etc.

Est-ce sur ce sujet que vous être entrée chez Johnson et Johnson ?

Non, avant de prendre la direction des services généraux, j’ai intégré le groupe pour du space planning pur et dur. Je travaille pour le siège des sociétés Johnson & Johnson pour la France, basé à Issy-les-Moulineaux, dans un immeuble de 24 000 m² pour environ 1 200 occupants. Je parle d’occupants puisqu’il s’agit de personnel sédentaire. Le siège français héberge les différentes sociétés du groupe, qui sont des entités légales à part entières, dans les secteurs de la pharmacie, la santé/beauté ou le matériel médical. Il y a 13 ans, chacune de ces entités avaient son siège à Paris, mais le groupe a voulu les rassembler pour plus de cohésion. Moi, qui venais d’organisations plus monolithiques, j’ai dû m’adapter à ce fonctionnement multi-sociétés. Car même si l’écrin est un siège qui accueille les sociétés d’un même groupe, avec des normes et des procédures communes, il y a bien en son sein cinq sociétés indépendantes, avec cinq Directions Générales, cinq CE, cinq DRH, cinq CHSCT… J’ai dû réussir à proposer des règles de vie communes et des projets communs à ces cultures d’entreprises différentes. C’était un défi intéressant ! Si au niveau de la décoration et du design, nous avons une homogénéité dans tout l’immeuble, il fallait laisser aux entités la possibilité d’exprimer leurs identités propres. Les parties communes reflètent le groupe, mais chaque entité devait avoir une certaine latitude dans ses espaces. En termes de politique d’agencement et de mobilier, il fallait trouver une réponse unique à des souhaits différents, tant au niveau de l’esthétique, du design, que des fonctionnalités. Il fallait bien sûr, à l’échelle des 1 200 postes de travail, imposer un même agencement et une même gamme de mobilier, mais sans oublier de répondre à des critères particuliers à chaque entité.

 

Comment est né le projet du renouvellement du mobilier ?

Notre mobilier avait l’âge de l’immeuble. Il y a 5 ans, nous avons pris la décision de le renouveler car il n’était plus adapté : postes de travail en L, imposants et massifs, au design ancien. Sans compter les coûts importants de démontage et de remontage au vu des nombreuses pièces détachées le composant. D’où l’idée de refaire à neuf le mobilier et la décoration. Nous avons monté un cahier des charges pour un mobilier commun à toutes les entités : un véritable défi ! Le secteur pharmaceutique est un environnement très rigoureux et très réglementaire, qui a des patients et non des clients. L’univers santé et beauté, avec des marques comme Roc, Neutrogena ou le Petit Marseillais, est plus orienté vers une clientèle grand public. Enfin, dans le matériel médical, la culture est à mis chemin entre l’esprit industriel et le monde médical, avec pour clients des professionnels de santé.

Dans le choix du mobilier, ces différences forcent à sortir des sentiers battus pour trouver une réponse pertinente pour tous. De plus, le nombre important de postes et leur future gestion, nous ont poussé à minimiser le nombre d’éléments proposés : pas plus de 10 éléments mobiliers, poste de travail, fauteuil et armoire compris. Le secteur Pharma voulait lutter contre son image trop froide et médicalisée, casser le mythe de la blouse blanche avec des matières nobles et chaleureuses. La filière santé/beauté souhaitait un matériel à son image, aux couleurs peps, contemporain et dans l’air du temps, avec un budget calculé. Enfin, certains souhaitaient « aérer » l’agencement, simplement en choisissant un poste de travail plus compact et plus adapté. Difficile de tout concilier, mais les demandes n’étaient pas contradictoires pour autant.

Quelle réponse avez-vous trouvée ?

Le mobilier qu’Haworth a réalisé pour nous a fait l’unanimité et les collaborateurs ont été associés dans notre choix. Ils ont pu choisir entre différentes finitions et formes dans un showroom. Ils ont pu s’exprimer sur l’ergonomie, les matériaux, la qualité et leur opinion a convergé avec le résultat de notre appel d’offre. Nous avons déployé les premiers postes il y a 4 ans, et changé aujourd’hui près de 70 % du mobilier. D’ici la fin de l’année, nous aurons probablement tout renouvelé.

Il s’agit de bureaux composés d’un poste principal et d’un retour indépendant, qu’il est inutile de démonter puisqu’ils passent par une porte une fois debout. Ce détail revêtait une grande importance pour nous. En période classique, nous faisons 600 déménagements par an, soit un collaborateur sur deux ! Les postes ont des structures de câblages discrètes, le plateau est en stratifié finition merisier, pour un rendu de matériau noble et chaleureux. Nous avons décidé d’ajouter des tables multifonction comme la table « diamant ». Sur roulettes, elle sert à la fois de table managériale pour bureau fermé de petite taille (14 m² pour recevoir ses collaborateurs ou un client), et en même temps ce mobilier qui se règle en hauteur est un additif pour recevoir des imprimantes en espace de travail partagé.

Nous avons toujours eu un agencement très cloisonné, par choix, en raison d’un cœur de métier avec des obligations réglementaires et sécuritaires. Et plus généralement pour nous, latins, le bureau reste très statutaire. Dans notre nouvel aménagement, nous avons décidé de fusionner les cultures d’agencement qui nous convenaient le mieux. Nous avons gardé les espaces fermés pour les encadrants, en diminuant leur taille. Aujourd’hui la nature du travail au quotidien est plus importante que le statut. L’espace a été redonné aux bureaux partagés. Pour autant, nous ne sommes pas passés à l’open space systématique, qui semblait peu pertinent pour notre population. Les collaborateurs sont parfois jusqu’à 7 dans le même espace, mais nous gardons des cloisons transversales et des façades de bureaux vitrées, indispensables pour se préserver du bruit ou de l’activité des circulations. Pour nous, ces cloisons ponctuelles en façade ne désoptimisent pas les espaces. Nous avons créé notre propre culture de l’espace partagé. Pour autant, l’opération est longue, car nous réalisons nos travaux, en espace occupé, sans espace « tampon » disponible : le denier rapport trimestriel des surfaces indique une occupation à 95%. Pour le space planning, c’est un vrai défi et l’impression d’avoir déplacé des montagnes ! D’où la nécessité d’avoir un space planner à demeure qui connaisse la maison. Nous avons également refait la totalité de nos 27 salles de réunion et notre centre de conférence, avec un mobilier dont la finition s’accordait, en intégrant les contraintes de câblages. Comme dans beaucoup d’entreprises, les salles de réunion sont le nerf de la guerre ! Elles sont si occupées que nous avons décidé d’ouvrir une annexe toute proche.

A qui sert cette annexe ?

Pour répondre à l’occupation trop importante des salles de réunion, notamment par les visiteurs internationaux internes ou externes, nous avons créé un business center sur 500 m². Ce dernier dispose d’un accueil indépendant, de postes en libre service en espaces ouverts, de bureaux fermés, d’espaces VIP et de salles de réunion où les collaborateurs du monde entier peuvent appeler pour réserver par exemple une salle de réunion pendant 3h et un bureau fermé pendant 2h. Le groupe n’ayant pas de siège européen à proprement parler, les collaborateurs internationaux travaillent généralement dans leur pays d’origine, c’est la raison pour laquelle notre siège héberge de nombreux employés français qui travaillent pour les structures européennes du groupe. Ces derniers sont très mobiles, ils passent une partie de leur temps dans les avions et ne viennent que deux ou trois fois par mois bureau. Pour répondre à leurs besoins spécifiques, nous avons proposé à ces populations un abonnement au business center, qui divise par quatre la charge qui leur serait facturée pour un bureau traditionnel. En échange de l’abandon de leur bureau fixe, ils bénéficient d’un niveau de service supérieur, avec un hôte dédié qui les assiste : Il réceptionne leur courrier, leur commande un taxi, leur trouve un hôtel, etc. Le tout dans un cadre au design et à l’ergonomie particulièrement soignés et haut de gamme. Ces services correspondent à leur nomadisme et ont une forte valeur ajoutée. Les cadres autonomes ont de plus en plus de mal à gérer leurs agendas à une période où les temps de travail deviennent de plus en plus lourds, et où les postes de support, de secrétariat et d’assistance ont tendance à disparaître.

D’ailleurs, la nouvelle gamme de mobilier de réception dans les espaces détente du siège répond au même objectif. Ces connect spaces high tech sont des lieux de convivialité, de rencontre et de réunion informelle où l’on peut prendre un café, regarder l’actualité, jouer à la Kinect. Nous avons aussi ouvert une boutique, à la fois conciergerie (repassage, teinturerie, lavage de voiture) et vente au personnel. Tout ce qui représente un gain de temps au travail est le bienvenu. C’est important en interne, à un moment où on parle de responsabilité sociétale et d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Ce n’est pas pour rien que nous sommes parmi les élus Best Place to Work 2011 !

A quoi ressemble le mobilier du business center ?

L’annexe se situe dans un bâtiment en face du siège, sur deux étages. La bonne surprise est que le même mobilier que celui du siège s’est parfaitement adapté aussi au business center. Nous avons ajouté quelques éléments haut de gamme de rangement, du mobilier de direction, et une zone café/accueil avec un esthétisme particulier et attractif. Certains de ces mobil workers ont parfois besoin de laisser quelques affaires, d’où l’achat de trolleys nominatifs, qui leur sert aussi de boîte courrier. Ouvert depuis 1 an ½, il y a de plus en plus d’abonnés. Le groupe tout entier commence d’ailleurs à s’intéresser au concept.

Quel est votre retour d’expérience après 4 ans depuis le début de renouvellement du mobilier ? Nous sommes en rythme de croisière… Je pense que les collaborateurs sont satisfaits du nouvel aménagement, car notre objectif n’a jamais été de gagner des m² en les concentrant, mais au contraire de leur donner plus d’espace. C’est donc d’abord une problématique liée au bien-être des salariés.

Quels sont vos futurs projets ?

Je suis satisfaite de voir le bout du déploiement de mobilier, mais nous allons cette année déménager presque tout l’immeuble ! L’objectif est très ambitieux, nous comptons finir en janvier-février l’année prochaine au plus tard. Les entités ont changé de périmètres, certaines ont fusionné. Il va falloir répartir à nouveau les collaborateurs : c’est un éternel recommencement ! Mais que je prends ce déménagement plus sereinement grâce au nouveau mobilier. Ce n’est jamais fini, mais c’est tout l’intérêt des grandes sociétés, qui s’adaptent en permanence.