Gilbert VIANES - Lyon Confluence

Adoption du projet par les élus en 2005, accompagnement du changement, nouvel aménagement des locaux, Gilbert Vianes, Directeur Projet de Lyon Confluence, nous retrace l'histoire du nouveau siège du Conseil Régional Rhône-Alpes.

Comment est né ce projet de nouveau siège du Conseil Régional Rhône-Alpes ?

L’idée d’un nouveau siège de Région Rhône-Alpes au cœur du quartier de Lyon Confluence a été adoptée par les élus en 2005. Il était nécessaire de regrouper nos équipes en un seul lieu pour mieux fonctionner. Au fil des années, les compétences acquises par l’institution grâce aux lois de décentralisation n’ont cessé de croître, tout comme ses effectifs (40 personnes en 1978, 1479 en 2009). Avant notre déménagement dans le nouveau siège de Région à Lyon, les agents étaient répartis sur huit sites à Charbonnières-les-Bains. Un éclatement géographique qui desservait le travail de la collectivité. La question de la représentation de notre institution dans le paysage administratif était également essentielle. La région Rhône-Alpes (60 000 km² et 6 millions d’habitants) avait donc un grand besoin de représentativité. Elle a alors choisi de réaliser une construction neuve à Lyon. Suite à un concours d’architecture, l’Atelier Christian de Portzamparc est devenu le mandataire du groupement de ce marché public de maîtrise d’œuvre et a réalisé un bâtiment R+7. Dans ce projet, nous avons apporté une attention particulière à l’accueil du public pour valoriser l’activité des citoyens engagés dans le dynamisme régional. Il y a donc deux types d’accessibilités : une pour les instances politiques et administratives et une pour le public (salle d’exposition, guichets d’accueil...). Le développement durable était également une de nos préoccupations, avec une attention particulière portée à l’environnement et l’accueil des personnes handicapées (Haute Qualité d’Usage).  

Comment s’est déroulé le déménagement ?

Le programme a duré 6 ans. il y a eu beaucoup d’évolutions dans ce laps de temps : nous avons essuyé une réforme de décentralisation, un scrutin, soit des modifications de fond qui ont généré des adaptations institutionnelles : évolution des missions, remaniements de directions, recrutements, etc. Il a fallu recomposer à chaque fois la configuration de l’aménagement. Nous avons eu une très grosse restructuration juste avant l’emménagement, mais notre space planner Génie des Lieux n’était déjà plus avec nous. Ils ont travaillé avec nous de 2007 à 2009 comme interface lorsque le bâtiment était en fin d’études, jusqu’à sa sortie de terre. Plus le projet avançait, plus il fallait affronter les craintes des 1400 agents qui s’appropriaient le sujet, et répondre à leurs demandes. Génie des Lieux a fait de la pédagogie et de l’anticipation, soit une mission d’accompagnement au changement. La restructuration de 2010 nous a forcés à revoir le master plan de l’installation, seuls mais avec leurs conseils, pour pouvoir rentrer tout le monde au bon endroit. En somme, il a fallu réorganiser les anciens locaux avant d’arriver dans les locaux neufs. Cette réorganisation s’est faite en janvier 2011 alors que le déménagement a eu lieu en mai et juin 2011. 

Le changement de site a posé problème à certains collaborateurs. Le recensement 2006 a révélé qu’un tiers de la population demeurait à Lyon/Villeurbanne, qu’un tiers habitait la couronne, et que le dernier tiers était très éloigné de Lyon, à l’arrière de l’ancien site. Pour résoudre ce problème, nous avons mis en place un plan de déplacement de l’administration (PDA) avec des ratios d’éloignement au siège et des grandes lignes de transports pour attribuer le cas échéant des places dans notre parking souterrain. La zone dans laquelle nous sommes installés est en devenir, c’est une zone d’aménagement concerté dont la moitié côté Rhône reste à faire et qui promet d’être dynamique.

Quel était le principe du nouvel aménagement ?

Le principe retenu n’a pas été de se mettre en bureau paysager mais plutôt en bureaux partagés ou individuels. Le bureau partagé plutôt que l’open space était une volonté forte des individus qui provenaient en grande partie de bureaux individuels, et qui s’explique essentiellement par la tradition de la collectivité. Les régions sont des collectivités plutôt récentes. Elles ont commencé avec des effectifs très réduits, plutôt orientés cadres A, avec une administration de missions plutôt que de gestion. Leurs agents apportaient une expertise sur des sujets détaillés et ont pris l’habitude des bureaux individuels. Lorsque le transfert de site a été annoncé, une programmation a été écrite avec un ratio de bureaux individuels et partagés. La mission avec Génie des Lieux a consisté à revoir à la baisse le ratio de bureau individuel au profit d’un partage à 2 ou 3, de manière à développer le travail collectif. Ceci a aussi permis d’assumer le capacitaire, car nous avons beaucoup recruté entre la rédaction du programme et la finalisation du bâtiment.

Comment sont organisés les bureaux ?

Un bureau pour une personne mesure deux trames façades, soit 11m². Un bureau à deux places mesure trois trames, soit 16,5 m², et le bureau à trois places bénéficie de 4 trames, soit 22m². Le ratio moyen est de 9m² utile net par agent. Dans ce bureau est contenu pour chaque agent un plan de travail, un caisson, un siège, une armoire de 5 à 6m linéaire, un téléphone et un ordinateur portable, ainsi qu’un siège de réception. Dans les bureaux d’encadrement, on dispose d’une petite table de réunion avec deux chaises. Les grands bureaux de 3 places sont spacieux, on peut y disposer jusqu’à 5 armoires, avec parfois des dessertes associées. Un des grands sujets a été les rangements de proximité dans des locaux d’étagères fermés, calculés par Génie des Lieux. La dématérialisation n’est pas complète  : il y a encore beaucoup de supports originaux qui doivent être en papier. L’idée était d’abord de bannir l’imprimante individuelle sur plan de travail qui pousse à imprimer. Le service informatique a proposé des zones d’impression communes à moins de 30m de chaque agent, avec agrafeuse, scanner, etc. Le tri des déchets a également été mis en place. Les meubles ont été pour partie achetés à neuf et pour partie ramenés d’anciens sites. Mi-mai 2011 le déménagement a débuté sur un mois, après installation du nouveau mobilier. Pour compenser l’augmentation proportionnelle des bureaux partagés, l’idée était d’apporter un espace de discussion séparé pour les rendez-vous et les coups de téléphone, avec des box qui sont des petites salles de réunion de 3 ou 4 places. Il y en a une soixantaine dans le bâtiment, ce qui permet de décompresser ou de recevoir des gens.

Quels sont les espaces collectifs que vous avez mis en place ?

Il y a 4 éléments en ce qui concerne la restauration :

  •   Le restaurant d’entreprise de 245 places assises, soit 2 couverts et demi en rotation, pour 600 couverts.
  •   La cafétéria qui dispense de la vente à emporter.
  •   Une salle « hors sac », une salle de cantine avec frigo et micro-ondes.
  •   Une quinzaine de tisaneries dans les étages.

Il y a aussi un système de réunion à 4 niveaux avec :

  •   Une grande salle d’assemblée avec 585 places dont 270 en pupitres, le reste en banquette.
  •   15 salles de réception et de commission flexibles avec murs mobiles.
  •   45 salles de réunion allant de 6 à 20 places.
  •   60 box pour 3 à 4 personnes chacun.

On assoit plus de gens dans les salles de réunion que dans les bureaux ! La salle d’assemblée sert aussi pour toutes les réceptions, partenariats, colloques, conférences et conseils d’administration organisés. Notre bâtiment nous permet d’animer de grandes opérations, ce qui compte beaucoup dans notre rôle de collectivité. Le contact avec le public est important et nous avons clairement basculé dans un autre monde puisque nous sommes désormais au cœur de la ville à une jonction de transports. La mutation est fantastique. Nous avons certainement décuplé l’activité de fonctionnement de vie publique grâce à cette implantation.

Comment le projet évolue-t-il aujourd’hui ?

Par rapport au marché de travaux passé, la réception officielle des travaux a été prononcée le 22 avril 2011 vis-à-vis des entreprises, avec un an de garantie de parfait achèvement. Nous finissons la réception des travaux avec le listing des erreurs et malfaçons, soit pas loin de 60 000 remarques recueillies par des recensements de janvier à avril 2011. Au 16 décembre 2011, l’opération était terminée en termes de réception.
Il n’est pas facile de quantifier le bonheur mais les syndicats parlent de 90% de satisfaction ! Ce fut une révolution culturelle pour les agents de se retrouver sur un même site. Ils ne se connaissaient pas tous. Il est beaucoup plus simple aujourd’hui de se rencontrer  : antérieurement les déplacements entre sites imposaient un véhicule et constituaient une véritable perte de temps !
Pour ma part, le travail n’est pas encore terminé. Les prestataires sont moins nombreux nous prenons de plus en plus de choses en main pour la finalisation du projet. A l’issue de la première année de garantie, j’ai bon espoir que nous ayons transféré l’essentiel de la gestion de l’ouvrage aux équipes d’exploitation.

Quel est votre parcours personnel ?

J’ai été architecte de 1987 à 1996. Je me suis occupé d’achat public de 1996 à 2001. J’ai piloté un premier grand projet appelé Minatec, de 2001 à 2006 à Grenoble. Depuis, je suis installé à Lyon comme directeur Projet Lyon Confluence.

Contexte : Construction neuve Maître d’ouvrage : Région Rhône-Alpes, mandataire, groupement SERL/Icade Maître d’oeuvre bâtiment : Atelier Christian de Portzamparc Surface totale : 46 000 m² net (1/3 d’espace public, 2/3 d’espace tertiaire) / 72 000 m² brut Coût total du projet : 147,1 millions € HT valeur 2011 Ratio par poste de travail : 10 m² Nombre de personnes sur le site : 1 500 Nombre de postes attribués : 1 479 Nombre de postes de passage : 21 Coût de l’équipement (table, rangement, siège...) par agent : 800 € Cloisons démontables : Clestra Mobilier : Kinnarps Siège : Steelcase Rangement : Atal Lumière : Regent