Isabelle de Ponfilly, directrice générale de Vitra : "partager l’espace, c’est vendre !"
 

Rationalisation et productivité

On sait que la motivation principale de tout centre de profit, est la recherche d’économies. Or la prise en compte du management de l’espace dans la stratégie de toute entreprise va permettre d’y parvenir. Un bon aménagement, rationalisé, bien pensé, permet d’économiser les mètres carrés de bureaux si chers de nos métropoles urbaines.

Du point de vue de la productivité, le management des espaces de bureaux va permettre de gagner du temps en réduisant les temps de recherche,les temps de réaction. Il va favoriser la communication, stimuler les propositions, les confrontations, augmenter la communication avec l’extérieur et oser l’ubiquité (salles virtuelles entre sites, travail sur écrans géants…).

 

L’appréhension du management des espaces, simultanément à celui des hommes, facilite le travail en projet et l’adaptabilité des structures humaines et mobilières : aujourd’hui tel groupe de travail pour tel projet, demain une autre équipe plus importante pour un autre projet...

Enfin, les choix d’aménagement impactent sur l’image de marque véhiculée par l’entreprise auprès des différents publics. L’espace s’offre à tous : clients, actionnaires, employés, banques, administration, consultants, sous-traitants. Les espaces de bureaux sont pleinement intégrés dans le design management avec vos produits, vos hommes, vos services, vos signes et vos mots.
 

Partager l’espace, c’est vendre…

Votre organisation de bureaux reflète votre organisation du travail.
Les bureaux sont des lieux de rencontre et de partage. Partager l’espace c’est vendre ! Un espace fluide, qu’il soit traité en open space, en espace privatif, ou en bench, facilite l’accueil d’un utilisateur sans cesse changeant.

La nouvelle organisation des espaces et des hommes permet de mettre en oeuvre la conception qui consiste à toujours rapprocher les meilleurs, "Les Michelangelos" : mettre en contact les meilleurs "indoor" de l’entreprise et les meilleurs "outdoor " de l’entreprise.
 

Améliorer la qualité de vie au bureau

La qualité de vie au bureau est un facteur croissant de préoccupation à la fois pour l’employeur et pour l’employé. Il convient de privilégier une organisation qui repose sur trois axes : l’appropriation des espaces, le déploiement des échanges entre personnes et l’intégration de la technologie.


Serge Gaïchies, directeur général de Solutions Tertiaires : "l’aménagement des espaces favorise la productivité"


Une source supplémentaire de motivation et de bien-être

L’aménagement des espaces de travail est un élément stratégique de management des entreprises parce qu’un changement mal préparé, mal anticipé peut perturber et inquiéter. A l’inverse, si le personnel utilisateur concerné est sollicité de manière construite pour un avis, une participation au choix du type d’aménagement et du type de mobilier, ce même changement sera perçu comme un élément de motivation : « on me demande mon avis, donc mon avis compte, donc on s’intéresse à moi ». Tout changement où évolution qui est expliqué et dans lequel les futurs utilisateurs sont impliqués est source de motivation.

A l’occasion de ce changement d’organisation et de mobilier il est possible de profiter de cette motivation pour revisiter les organisations entre les personnes, classer, jeter, et repartir sur des bases neuves et productives.

De la même façon un mobilier neuf dont les fonctions et les coloris correspondent aux besoins et aux goûts de ceux qui les utilisent contribuera fortement à créer un plus grand sentiment de bien être et d’appartenance à l’entreprise.


La notion d’ergonomie est capitale

Le dirigeant doit être conscient qu’il est face à une réelle opportunité de motiver et de responsabiliser son personnel pour un coût mineur par rapport à l’ensemble de ceux générés annuellement par un col blanc.

Il est parfaitement possible de créer au travers de l’acquisition d’un mobilier adapté aux besoins un sentiment de bien être, de fierté, de satisfaction agissant de manière directe sur la productivité des équipes.

Bien évidemment la notion d’ergonomie est capitale tant il est vrai que si elle est correctement prise en compte elle pourra réduire fortement l’absentéisme.


Ecouter les utilisateurs et intégrer de nouveaux modes d’organisation

Plus que jamais il faut observer et comprendre le fonctionnement des utilisateurs et les différents besoins qui peuvent en découler : seule une grande préparation à ce niveau là peut générer le succès et la réussite de l’installation future.

L’influence des nouveaux modes de communication et des nouvelles formes d’organisation du travail agissent de manière significative sur les besoins de ceux qui vivent au bureau et il est nécessaire d’en tenir compte.

Chaque secteur d’activité, chaque typologie d’employé est spécifique et doit être correctement analysée afin de déterminer avec le maximum de précision l’organisation et le mobilier adapté. Nous observons actuellement à la fois un maintien d’organisations traditionnelles et l’émergence de nouveaux modes d’organisation que nous devons prendre en compte.


Gérard Lega, directeur général d’Eurosit : "un espace de travail correctement aménagé est également un critère d’efficacité"
 

L’aménagement des espaces de travail est un vrai critère de management

A l’image des machines et des process industriels qui contribuent à la performance des opérateurs dans un cycle de production conventionnel, un espace de travail correctement aménagé constitue également un critère d’efficacité. En effet, l’espace de travail fait partie intégrante du processus logique de fonctionnement de toute entreprise. L’individu doit donc y être parfaitement intégré : plus il s’y sentira bien et en harmonie avec l’organisation de son entreprise, plus il sera efficace (phénomène d’induction ou d’intuitivité). Ainsi, tout local dans lequel se déroule une activité professionnelle, doit être considéré comme un espace de travail et il est donc important qu’il soit aménagé en conséquence.

De ce fait la décoration, la lumière, l’ambiance, l’isolation, les surfaces, les aménagements de bureaux (rangements, meubles, accessoires, etc.) participent à une première image globale de l’entreprise. Si dans la communication générale, les documents, les logos, l’accueil téléphonique et les moyens d’information ont une grande importance, dans la communication visuelle, l’aménagement de l’espace de travail constitue un élément de communication fort auprès des intervenants (internes ou externes) et contribue à faire passer des messages (subconscient). En effet, lors de visites des locaux, par des clients ou des tiers, l’image que ceux-ci donnent, est le premier reflet physique, du système de management de l’entreprise.

En ce sens on peut donc considérer que l’aménagement des espaces de travail est un vrai critère de management. Il est, d’ailleurs, souvent noté comme tel dans les systèmes de management qualité par processus.


Organiser concomitamment les espaces et les personnes

Forts des constats précédemment énoncés, les dirigeants doivent être sensibilisés à surveiller, régulièrement, tout ce qui contribue à maintenir l’espace de travail de leurs collaborateurs (et donc quelquefois du leur) à rester toujours d’un bon niveau de qualité, tant sur le plan de la présentation que sur le plan du confort et des moyens.

En effet, il est facilement démontrable que tout élément d’usure, d’inconfort ou de moyens inadéquats, contribue au manque de performance de l’entreprise. Aussi, le dirigeant doit rechercher, avec l’aide de professionnels de l’aménagement des espaces de travail, les conseils essentiels et investir régulièrement dans ce domaine. Cette démarche doit pouvoir être menée en parallèle avec celle relative à l’amélioration des organisations humaines et logistiques, auxquelles elle est souvent imbriquée.
 

Privilégier l’organisation des espaces et des personnes afin d’améliorer la qualité de vie au bureau

La tendance actuelle est d’adapter les moyens proposés aux collaborateurs en fonction du type d’entreprise, de son métier et de son organisation. Les statistiques et les informations en notre possession démontrent qu’il est important d’écouter les collaborateurs, les clients et les fournisseurs avant de concevoir une réflexion sur l’organisation. En fonction du type même des locaux et du type de milieu professionnel, le partenariat entre clients et fournisseurs devra être toujours privilégié, au détriment d’une seule idée, soit-elle celle du dirigeant. Enfin, il est démontré que,comme il est dit communément : « il faut toujours apprécier le niveau de qualité et d’efficacité recherché, par rapport aux dépenses à engager ».

Ainsi, est-il prudent de rédiger un cahier des charges précis intégrant le contexte du marché, l’identification des besoins, les contraintes existantes et les attentes. Cette démarche n’est pas l’apanage des services publics et des grandes entreprises ; il est recommandé de l’appliquer (ou du moins de s’en inspirer)et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise et quel que soit le montant du marché.

Cette vision des choses n’est pas seulement une approche professionnelle ; elle exprime avant tout un état d’esprit, une résultante de l’expérience et une façon personnelle d’aborder les différents problèmes de l’entreprise.